Trabalho remoto: como fazer a integração e gestão de equipes remotas?

Por Robert Half on 29 de abril de 2021
Tempo estimado de leitura: 16 minutos

A pandemia do novo coronavírus adiantou tendências, como o trabalho remoto, que já era preferência em países como os Estados Unidos. Com as equipes tendo de se ajustar às pressas ao trabalho home office, muitos profissionais enxergaram grandes benefícios em atuar longe do escritório, podendo, por exemplo, estar mais próximo da família.

Nesse cenário, o home office ganhou espaço no Brasil, fazendo com que as empresas tivessem de se ajustar a essas modalidades de trabalho para garantir a retenção e atração de talentos. No Brasil, a prática sempre foi pouco difundida. Dados de 2018 apontam que o país tinha apenas 5,2% dos trabalhadores empregados trabalhando em casa. 

No entanto, a situação repentina do ajuste ao home office às pressas, impediu que a maioria das empresas fizessem qualquer tipo de estruturação prévia. Por isso, sabendo das dificuldades que podem ser encontradas, preparamos este artigo. Nele, você vai aprender como fazer a integração e gestão de equipes remotas. Acompanhe!

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Qual a importância do trabalho remoto?

Em março de 2020, o coronavírus pegou muitas empresas de surpresa no Brasil, e fez com que diversas organizações aderissem ao trabalho remoto sem o mínimo de preparo para isso. Há pouco tempo, o home office era apenas uma tendência do mercado. De repente, a pandemia obrigou a população a entrar em quarentena.

Nesse novo cenário, o trabalho remoto surgiu como uma alternativa para que a economia não parasse de vez e, mesmo após o período mais crítico, o trabalho remoto continua como uma forte tendência. Isso porque ele expande fronteiras, possibilitando que empresas encontrem talentos qualificados em qualquer lugar do mundo.

Além disso, para os profissionais, o trabalho remoto também tem se mostrado um benefício importante, já que a maioria passou a priorizar a qualidade de vida na hora de se manter em uma empresa ou escolher uma para se trabalhar.

Nesse cenário, o trabalho híbrido também ganha grande destaque, e nele o profissional atua alguns dias da semana em casa, e outros no escritório. Com isso, é possível equilibrar as rotinas entre vida pessoal e profissional, o que também ajuda a elevar a produtividade.

Quais são os desafios da gestão de equipes remotas?

Os efeitos do isolamento e a possível fragilidade da cultura organizacional são algumas das questões enfrentadas pelos gestores que coordenam suas equipes em home office. Mas, os desafios não param por aí. Veja, a seguir, quais são as questões enfrentadas pelas equipes de trabalho remotas!

Isolamento social em geral

Trabalhar remotamente para uma empresa que não favorece a interação entre as equipes pode afetar a saúde mental do profissional.

Como não há momentos para descontração e para conversar amenidades com os colegas, nem a oportunidade de fazer um happy hour após o expediente, muitas pessoas podem cair no tédio e se sentirem desmotivadas, o que pode afetar negativamente a produtividade.

Ruídos na comunicação

A falta de integração pode dificultar o diálogo entre as equipes. Restringir a comunicação aos e-mails corporativos ou aplicativos de troca de mensagens pode resultar em incessantes solicitações e lembretes.

Como o trabalho remoto pegou grande parte das empresas de surpresa, muitos profissionais não têm habilidades em comunicação escrita. Isso pode levar a uma falta de clareza, mal-entendidos, respostas atrasadas e desorganização geral.

A gestão de equipes em home office se torna difícil, já que não há um encontro presencial para expressar a preocupação com um projeto em específico ou satisfação em relação a um serviço bem-feito. Monitorar os times também é uma tarefa complicada, afinal, a maioria dos líderes aprendeu a fazer esse monitoramento presencialmente.

Confira também: Cultura organizacional: tudo que você precisa saber sobre o assunto

 

Falta de rotina e estrutura

Trabalhar e morar no mesmo local pode dificultar o equilíbrio entre a vida profissional e pessoal. A falta de limites de horário, obrigação para registrar o ponto — embora já existam diversos softwares que permitam o controle de jornada por meio do celular.

Isso não muda o fato de que, para muitos, é difícil estabelecer limites. Enquanto alguns têm problemas em manter a responsabilidade pelo trabalho, outros acham que trabalham o tempo todo.

Problemas com a família

Estar em casa não significa estar presente e pode ser um problema para quem vive com uma família. Home office com crianças não é uma tarefa fácil, especialmente quando ainda não entendem que há trabalho para ser feito e o profissional precisa de silêncio para participar de reuniões e realizar chamadas.

Às vezes, familiares adultos também têm dificuldade de enxergar essa relação e pode prejudicar a produtividade do colaborador, que não estava preparado para a rotina de trabalho remoto.

Quais as habilidades importantes para escolher colaboradores para criar uma equipe remota?

Criar uma equipe remota requer pensar em habilidades emocionais e comportamentais, as chamadas soft skills. Isso porque, longe da supervisão dos gestores da empresa, os colaboradores precisarão tomar muitas decisões e ter uma alta capacidade de autogerenciamento, além de saber lidar com os mais diversos tipos de imprevistos.

As soft skills, somadas às hard skills (habilidades técnicas), possibilitarão que os colaboradores possam desenvolver as suas atividades com assertividade, mesmo longe do escritório.

Logo, na hora de contratar talentos para compor uma equipe remota, é preciso estar atento a certas habilidades, que são indispensáveis para garantir a performance esperada do time de trabalho. Acompanhe as principais a seguir!

Capacidade de se comunicar de forma clara

Mesmo à distância, o funcionário precisará acionar a sua liderança direta e também os colegas de trabalho, a fim de resolver problemas, ou mesmo dar andamento às tarefas do dia a dia.

Para tanto, é necessário saber se comunicar com clareza, passar as informações de forma concisa e também correta. Isso possibilitará o correto alinhamento do time de trabalho, o que também evita o retrabalho e colabora positivamente para a produtividade do time.

Capacidade de construir relacionamentos de confiança

Como as pessoas estão em localidades diferentes, é preciso estabelecer relacionamentos de confiança. Isso acontece porque, fora do ambiente monitorado do escritório, as pessoas podem dispersar a atenção do trabalho, dedicando-se a outras atividades.

Para tanto, é preciso estabelecer uma relação de confiabilidade, garantindo que as atividades possam fluir sem cobranças excessivas ou desconfianças. Isso é possível com comprometimento, atendimento aos prazos e uma comunicação bem alinhada.

Capacidade de autogerenciamento

Esse tópico está relacionado com o anterior. Além de ser capaz de estabelecer relacionamentos de confiança, é esperado que o colaborador seja capaz de se autogerenciar. Isso porque, mesmo com a ajuda de ferramentas tecnológicas, os gestores não conseguem dar total atenção, em tempo integral, a todos os membros da equipe.

É por esse motivo que ser capaz de autogerenciar as suas demandas é tão importante, garantindo a produtividade e a efetividade das funções executadas.

Comprometimento com prazos

Com a competitividade dos mercados, a capacidade de entregar as demandas no prazo já não é mais um diferencial, mas uma obrigação. Por isso, selecionar talentos com a capacidade de gestão de tempo e comprometimento com prazos, mesmo que desafiadores, é fundamental para manter a performance do time de trabalho e a competitividade da empresa no mercado.

Liderança

Empresas que desejam expandir mercados não têm espaço para microgestão. Por isso, contar com colaboradores que sejam capazes de se autogerenciar e também comandar demandas inerentes às suas funções é essencial. Além disso, ao contratar profissionais com o perfil de liderança, a empresa garante um banco de talentos atraente para possíveis sucessões, o que é bastante interessante para a empresa.

Organização

Quando o assunto é trabalho remoto, não existe espaço para negociar a habilidade de organização. Isso porque ela impacta de forma direta na capacidade de gestão do tempo, o que também interfere na produtividade e qualidade das entregas de forma individual e, consequentemente, em grupo também.

Empatia

Com o trabalho remoto, a habilidade da empatia, que é a capacidade de se colocar no lugar do outro, também é necessária. Isso porque a diversidade deve estar presente na equipe, e cada pessoa possui as suas dificuldades e particularidades, que devem ser respeitadas. Além disso, em uma estrutura fora do escritório, diversas situações não previstas podem acontecer, o que requer empatia e paciência dos demais membros do time de trabalho.

Como manter a equipe incluída e integrada no trabalho remoto?

Embora um dos desafios do trabalho remoto seja o isolamento, isso não significa que essa característica seja imutável. Independentemente da crise global, há empresas que já praticam esse modelo de contrato e nos trazem importantes lições do home office.

Separamos algumas sugestões interessantes para que você possa observar e, quem sabe, implementar na sua empresa.

Coffee break virtual

Trabalho remoto não precisa ser sinônimo de isolamento. Se a principal queixa dos colaboradores durante a quarentena é a falta de interação na hora do cafezinho, que tal começar a praticar o chamado coffee break virtual?

Funciona mais ou menos assim: as equipes fazem a pausa no mesmo horário e se reúnem para o café usando chamadas de vídeo. Então, os membros da equipe podem fazer uma pausa e conversar entre si.

Os funcionários são incentivados a passar algumas horas por semana atendendo a essas chamadas com o objetivo de criar um ambiente mais confortável e acolhedor.

Bate-papo sobre assuntos do cotidiano

Assim como conversas aleatórias que surgem no dia a dia de um escritório, é possível promover esse diálogo entre os colaboradores. E a própria empresa pode indicar temas totalmente fora do contexto de trabalho.

O assunto é jogado na roda, como, por exemplo, receitas culinárias. Então é marcada a data do bate-papo, para que os profissionais tenham tempo de pensar nos pratos favoritos e reunir as receitas para serem compartilhadas.

Tudo é feito por meio de videochamadas e tem o objetivo de consolidar a diversidade como cultura organizacional. Ao mostrar seus pratos prediletos e a rotina dentro de casa, as pessoas podem fortalecer suas diferenças por meio das experiências de vida.

Reuniões mais interessantes

Essa estratégia tem como proposta realizar uma mudança na forma como os colaboradores se envolvem com a reunião e incentivar os profissionais a serem ativos e produtivos durante os diálogos. Além disso, minimiza os efeitos do isolamento e fortalece as relações de trabalho.

Por exemplo, após a reunião, os colaboradores podem ser incentivados a fazer um comentário sobre o tema debatido. Isso significa que eles podem compartilhar algo de que gostaram, falando sobre um momento específico do debate.

Inovação e entretenimento

Algumas empresas têm culturas inovadoras. Mesas de sinuca e videogames compõem os ambientes de trabalho para que os colaboradores possam aliviar a pressão e o estresse do dia a dia.

Há diversos jogos de computador e videogame disponíveis no mercado, que possibilitam que as equipes interajam online. Por isso, essa estratégia pode ser implementada por qualquer empresa.

Leia também: Como iniciar uma reunião e prender a atenção das pessoas

 

Evitar ruídos de comunicação

O trabalho remoto pode dificultar a comunicação entre os líderes e as equipes, o que causa desconforto entre os funcionários. É fundamental que haja feedbacks e troca de informações entre os times com recorrência, para manter o alinhamento. No entanto, é preciso ter um certo equilíbrio nas conversas, principalmente para evitar que aconteçam mal-entendidos e ruídos no diálogo.

Caso aconteçam desencontros na comunicação, é provável que o colaborador fique desanimado e com baixo rendimento, além da possibilidade da falha no diálogo afetar diretamente a gestão da equipe. Assim, garanta ferramentas de comunicação eficazes, estabeleça regras e estimule o contato entre os profissionais. Defina e intercale metas individuais e coletivas, aumentando o senso de time. Com isso, os colaboradores ficam menos individualistas e solitários no trabalho remoto.

Usar a tecnologia adequada

Na era digital, não investir em ferramentas tecnológicas para realização das atividades, compartilhamento e armazenamento de arquivos ou manter a comunicação com a equipe, principalmente no trabalho remoto, é inaceitável e pode prejudicar o crescimento da organização. Além disso, a empresa acaba por ficar para trás em relação aos concorrentes.

Sendo assim, é fundamental investir na tecnologia adequada de acordo com as necessidades da sua empresa, como sistemas, aplicações, softwares e equipamentos. Estes recursos podem ajudar no gerenciamento das equipes de forma eficiente:

  • delegar tarefas;
  • fazer acompanhamento;
  • dar feedbacks;
  • compartilhar documentos;
  • acessar arquivos;
  • centralizar a comunicação etc.

Dessa forma, com a organização e a facilidade no desenvolvimento das tarefas, você deixará o seu time engajado e manterá o fluxo de trabalho produtivo.

Oferecer apoio para lidar com os desafios do trabalho remoto

É essencial entender de forma humanizada os desafios remotos que podem ser enfrentados pelos colaboradores. Por isso, entenda as dificuldades de cada um, assim, é possível garantir que não terão problemas para fazer suas atividades. Veja de que forma você pode apoiar os funcionários no trabalho remoto.

Forneça os equipamentos

Esse é um elemento fundamental para os contratados conseguirem, de fato, exercer suas funções. O notebook é um dos mais usados para cumprir as tarefas. Além disso, um computador para fins profissionais permite a segurança dos dados, tanto da empresa quanto dos clientes.

Garanta uma conexão estável de Internet

A conexão com a Internet é muito importante para exercer as funções do trabalho. Contudo, não podemos comparar a velocidade e a qualidade da rede domiciliar com a corporativa. É essencial ter uma certa estabilidade para não atrapalhar o desenvolvimento das tarefas.

 Além disso, não podemos esquecer de que alguns fatores podem impedir certas residências de terem acesso ao mundo digital. Portanto, ofereça um auxílio para custear o serviço de Internet ou melhorar o plano e o pacote de dados.

Disponibilize ferramentas de gestão de pessoas

A confiança nos colaboradores é fundamental para manter uma relação saudável de trabalho. No entanto, uma ferramenta de gestão de pessoas ajuda no desenvolvimento e no acompanhamento de projetos. Além disso, mantém os contratados atentos e direcionados aos objetos e as metas da empresa.

Fazer alinhamento das expectativas

Faça reuniões por videoconferência para acompanhar o desenvolvimento das atividades, expor os problemas, encontrar soluções e alinhar as expectativas. Cuidado para não exagerar na recorrência e na duração desses encontros online. Isso pode causar exaustão nos colaboradores, principalmente por serem remotos.

Quais erros devem ser evitados na gestão de equipes remotas?

Para líderes que nunca trabalharam com equipes em home office, isso pode apresentar uma série de novos desafios: como ser um bom líder sem manter contato presencial com os liderados?

Durante esta leitura, você conheceu os principais desafios e como melhorar a integração entre a equipe. Conheça agora os principais erros que devem ser evitados para uma boa gestão do trabalho remoto.

Metas intangíveis

Ao fazer a transição para uma equipe remota, os líderes devem rever metas e objetivos, que precisam ser condizentes com o home office.

Embora o aumento da produtividade no trabalho remoto seja conhecido, é preciso partir do princípio que os trabalhadores brasileiros não estão acostumados com a modalidade. Além disso, muitos lares não estavam preparados para suportar um escritório em termos estruturais.

É preciso lembrar que não são apenas os profissionais que estão em casa, mas suas famílias também. Isso pode dificultar a rotina e deixar os profissionais ainda mais ansiosos.

Má gestão do tempo

A má gestão do tempo afeta gestores e colaboradores. Embora realmente possam ser mais produtivos em seu novo ambiente de trabalho, podem se sentir pressionados a mostrar serviço. A situação pode levar ao excesso de trabalho, má gestão do tempo ou até mesmo à Síndrome de Burnout.

Cabe ao gestor evitar o possível desgaste por meio de um diálogo direto e transparente com a equipe. É importante criar o hábito diário de conversar com os colaboradores sobre suas atividades diárias e enviar mensagens sinalizando início e final do expediente, bem como os intervalos.

Comunicação ineficiente

Embora a comunicação seja sempre essencial para os líderes, ela se torna extremamente importante quando se trabalha remotamente — não apenas para conversar sobre as metas diárias, mas para evitar os efeitos negativos do isolamento social.

As pessoas que trabalham em casa sentem que podem se sentir solitárias, o que reduz a produtividade e o engajamento. Gestores bem-sucedidos são bons ouvintes e dialogam com confiança e respeito, minimizando esses impactos.

No entanto, é preciso saber dosar as mensagens. É importante priorizar o contato com a equipe, sem sobrecarregar os colaboradores com solicitações constantes ou cobranças excessivas.

Falta de feedback

Uma das maneiras mais rápidas de aumentar o envolvimento dos colaboradores é conceder feedback consistente e construtivo. A prática não deve ser esquecida no trabalho remoto, já que as atividades devem ser realizadas com a mesma seriedade.

O home office não deve ser visto apenas como uma situação momentânea. Isso significa que as atividades devem seguir normalmente, só que em casa. Dito isso, é importante não se desprender da ideia de que líderes e gestores continuam sendo uma referência para toda a equipe.

Nesse contexto, se o feedback não for uma prioridade, provavelmente a satisfação e o desempenho serão afetados de forma negativa.

Quais ferramentas podem ser utilizadas para o trabalho remoto?

Quando uma empresa faz um planejamento bem estruturado para implementar o trabalho remoto como um regime permanente, ela garante vários benefícios. A diminuição do absenteísmo, o aumento da produtividade e a economia de recursos são alguns deles.

Se hoje as distrações podem afetar o desempenho dos colaboradores, é preciso considerar que a quarentena colocou todo mundo para trabalhar e estudar dentro de casa. Quando o mundo não está em crise, é possível perceber uma melhora significativa relacionada à concentração: não há telefones tocando, conversas paralelas e interrupções.

O profissional que já está habituado ao home office escolhe quando e onde trabalhar, em horários e ambiente que julga ser favorável para sua produtividade e criatividade. Com isso, a tendência é que os resultados apresentados sejam superiores.

Além disso, quando permitem que os colaboradores trabalhem remotamente, podem contratar talentos sem precisar se preocupar com a limitação geográfica. Por exemplo, se a empresa identifica um executivo extremamente competente e com ideias alinhadas ao seu negócio, mas que mora a 1.000 km de distância, isso não impede a contratação dos seus serviços.

No entanto, as organizações precisam se preocupar com diversos fatores. Atender à legislação trabalhista por meio do controle de horas trabalhadas, organizar setores, fazer reuniões, bater metas e promover a integração entre as equipes são elementos importantes para o sucesso do negócio.

Isso faz com que muitos gestores e empreendedores questionem a efetividade do trabalho remoto. Afinal, como é possível garantir produtividade, retenção de talentos, o bem-estar dos colaboradores, manter a cultura e o clima organizacional, sem o contato presencial?

A resposta é relativamente simples: utilizando diversas ferramentas que o mercado disponibiliza para isso, que você vai conhecer agora.

Google Drive

O Google Drive é um recurso disponibilizado pelo Google, muito útil para a vida pessoal e profissional, já que pode ser utilizado para várias finalidades.

Planilhas, fotos, textos, vídeos, slides podem ser desenvolvidos e compartilhados entre uma ou mais pessoas, em formatos editáveis ou não. Dá para trabalhar nos arquivos em modo offline, que ficam salvos em uma nuvem. Ou seja, é uma ferramenta prática e bastante segura.

Controle de ponto

Há vários sistemas disponíveis no mercado que realizam o controle de jornada online. Basicamente, o colaborador instala o aplicativo em seu smartphone e registra os horários de entrada, saída e intervalo.

Esses aplicativos costumam ser muito seguros e seu funcionamento tem respaldo jurídico, basta que a empresa fique atenta a essas questões na hora de contratar. Uma ótima saída para que os gestores possam manter as atividades da equipe em home office sob controle, sem sobrecarregar ninguém.

Comunicação Interna

Uma ferramenta muito utilizada pelas empresas que adotam o trabalho remoto como regime oficial é o Slack, um recurso gratuito para promover a comunicação interna.

O grande objetivo é facilitar a troca de informações e mensagens privadas entre dois profissionais ou toda uma equipe, por meio de canais de comunicação rápidos e eficientes. O Slack também assegura a troca de arquivos e links.

Videoconferências

Para manter a integração entre as equipes e fazer reuniões eficientes, há diversas ferramentas específicas para realizar videoconferências. Depois da pandemia, algumas disponibilizaram seus serviços gratuitos, uma ótima oportunidade para testar os produtos e fazer a escolha daquela que melhor atenda às necessidades da organização.

O aplicativo Teams tem conquistado a preferência de diversas organizações. O Zoom, a queridinha das corporações, suspendeu a assinatura para as videochamadas e por enquanto não há prazos para voltar a realizar a cobrança. Além delas, você pode testar:

  • hangouts meet;
  • microsoft teams;
  • skype;
  • viber;
  • whatsapp;
  • whereby.

Trello

O Trello é um dos aplicativos mais populares para a gestão de tarefas. Ele organiza o quadro de atividades, permite o anexo de arquivos, estabelece prazos e muitas outras funcionalidades para facilitar a vida dos gestores.

É como transportar os quadros de atividades pregados na parede e os pincéis para o ambiente virtual. Do mesmo jeito que o líder pode dividir o quadro em vários fragmentos, utilizando cores diferentes e nomeando cada colaborador responsável pelas tarefas, o Trello também permite essa divisão e controle.

O gestor assume o posto de mediador do quadro de tarefas, pode alterar a privacidade, liberar os profissionais que podem fazer edições, entre outras atividades que fariam no papel ou em uma planilha.

A diferença é que no Trello tudo fica mais organizado e seguro, afinal, a segurança da informação é uma característica em comum entre todas as ferramentas aqui apresentadas.

Webinar

Assista ao webinar realizado pela Robert Half sobre o tema

Qual o papel da tecnologia no trabalho remoto?

Antes da pandemia, 63,5% das empresas brasileiras não ofereciam o trabalho remoto como um regime de expediente oficial, e nem sequer teriam o apoio dos seus colaboradores para isso, já que 40% dos profissionais consideravam manter a produtividade a concentração um grande desafio, impactando a sua performance de forma negativa.

De repente, o home office se tornou uma realidade para essas organizações e seus colaboradores. A mesma tecnologia que permite que as atividades empresariais continuem por meio de um computador ou smartphone conectado à internet, também auxilia as empresas a atenderem as normas da legislação trabalhista e dá instrumentos para que as equipes não percam a produtividade — como as que indicamos no tópico anterior.

De acordo com a Forbes, ainda é cedo para dizer se o trabalho remoto vai ter adesão permanente. Muitos profissionais estão encontrando dificuldades em manter a produtividade em função do isolamento.

Para muitas empresas e líderes, a transição para o trabalho remoto será um desafio. Além de ter que lidar com os desafios habituais do home office, é preciso agir com inteligência frente aos obstáculos trazidos por uma mudança tão brusca.

Os dados presentes neste artigo confirmam que mais da metade das empresas brasileiras não estavam preparadas para saírem de seus escritórios e dar andamento às atividades junto à família, no entanto, a medida foi necessária para manter a economia girando — ainda que em velocidade mais lenta.

No entanto, para diversas outras, é possível que essa forma de trabalho seja adotada permanentemente. Gradualmente, muitos gestores vão superar os desafios e os empregadores começarão a perceber os benefícios desse modelo de contratação.

Assim, com o avanço da vacinação e o maior controle dos casos, muitas empresas e profissionais estão revendo seus contratos e adotando o trabalho remoto, um regime que traz muitos benefícios em relação aos custos empresariais, retenção de talentos, produtividade e a qualidade de vida do capital humano.

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