Trabalho remoto: como fazer a integração e gestão de equipes remotas?

Por Robert Half on 29 de abril de 2020

Há 3 anos, uma pesquisa da Gallup descobriu que 43% dos profissionais empregados nos Estados Unidos eram adeptos ao trabalho remoto. Na época, as pesquisas indicavam que em uma semana de trabalho de cinco dias, trabalhar remotamente por dois a três dias era garantia de aumento na produtividade.

Por isso, o home office é presença constantemente em artigos sobre o futuro do trabalho e estratégias de produtividade.

No Brasil, a prática sempre foi pouco difundida. Dados de 2018 apontam que o país tinha apenas 5,2% dos trabalhadores empregados trabalhando em casa. Contudo, a pandemia mundial causada pelo coronavírus mudou essa realidade.

Para não paralisar suas atividades, muitas empresas colocaram seus colaboradores para trabalhar em casa. A medida tomada às pressas fez com que os já habituais desafios se potencializassem. Afinal, uma mudança tão expressiva na jornada de trabalho exige um bom planejamento.

No entanto, a situação atual impediu que a maioria das empresas fizessem qualquer tipo de estruturação prévia. Neste cenário, sabendo das dificuldades que podem ser encontradas, preparamos este conteúdo. O intuito é contribuir para que os gestores possam melhorar a nova rotina de trabalho. Confira o post e tenha acesso às informações mais relevantes sobre o tema. Boa leitura!

Qual a importância do trabalho remoto em tempos de coronavírus?

O coronavírus pegou muitas empresas de surpresa e fez com que muitas empresas aderissem ao trabalho remoto sem o mínimo de preparo para isso. Há algumas semanas, o home office era apenas uma tendência do mercado. De repente, a pandemia obrigou a população a entrar em quarentena.

Nesse novo cenário, o trabalho remoto surgiu como uma alternativa para que a economia não pare de vez. Com a rápida disseminação da doença, cabe às organizações protegerem seus negócios e a integridade do capital humano.

Por ser um período de risco e incertezas, manter os colaboradores comprometidos e a produtividade em alta pode ser um desafio. No entanto, muitas empresas podem descobrir que esse modelo de trabalho é o mais adequado para as suas necessidades, já que o custo de manter um colaborador trabalhando em casa pode ser bem mais baixo que arcar com as despesas para o funcionamento de um escritório.

Quais são os desafios da gestão de equipes remotas?

Muitos gestores e empresas estão descobrindo o trabalho remoto na quarentena. Com isso, os desafios deste modelo de jornada estão vindo à tona. Os efeitos do isolamento e a perda da cultura organizacional são alguns dos problemas enfrentados por quem opera com suas equipes em home office.

Para que possam ser superados, é preciso conhecê-los. Acompanhe.

Isolamento social em geral

Trabalhar remotamente para uma empresa que não favorece a interação entre as equipes podem afetar a saúde mental do profissional.

Como não há momentos para brincar e conversar amenidades com os colegas nem a oportunidade de fazer um happy hour após o expediente, muitas pessoas podem cair no tédio, na desmotivação e na falta de produtividade.

Ruídos na comunicação

A falta de integração pode dificultar o diálogo entre as equipes. Restringir a comunicação aos e-mails corporativos ou aplicativos de troca de mensagens pode resultar em incessantes solicitações e lembretes.

Como o trabalho remoto pegou grande parte das empresas de surpresa, muitos profissionais não têm habilidades em comunicação escrita. Isso pode levar a uma falta de clareza, mal-entendidos, respostas atrasadas e desorganização geral.

A gestão de equipes em home office se torna difícil, já que não há um encontro presencial para expressar a preocupação com um projeto em específico ou satisfação em relação a um serviço bem-feito. Monitorar os times também é uma tarefa complicada, afinal, a maioria dos líderes aprendeu a fazer esse monitoramento presencialmente.

Falta de rotina e estrutura

Trabalhar e morar no mesmo local pode dificultar o equilíbrio a vida profissional e pessoal. A falta de limites de horário, obrigação para registrar o ponto — embora já existam diversos softwares que permitam o controle de jornada por meio do celular.

Isso não muda o fato de que, para muitos, é difícil estabelecer limites. Enquanto alguns têm problemas em manter a responsabilidade pelo trabalho, outros acham que trabalham o tempo todo.

Problemas com a família

Estar em casa não significa estar presente e pode ser um problema para quem vive com uma família. Home office com crianças não é uma tarefa fácil, especialmente quando ainda não entendem que há trabalho para ser feito e o profissional precisa de silêncio para participar de reuniões e realizar chamadas.

Às vezes, familiares adultos também têm dificuldade de enxergar essa relação e pode prejudicar a produtividade do colaborador, que não estava preparado para a rotina de trabalho remoto.

Como manter a equipe incluída e integrada no trabalho remoto?

Embora um dos desafios do trabalho remoto seja o isolamento, isso não significa que essa característica seja imutável. Independentemente da crise global, há empresas que já praticam esse modelo de contrato e nos trazem importantes lições do home office.

Separamos algumas sugestões interessantes para que você possa observar e, quem sabe, implementar na sua empresa.

Coffee break virtual

Trabalho remoto não precisa ser sinônimo de isolamento. Se a principal queixa dos colaboradores durante a quarentena é a falta de interação na hora do cafezinho, que tal começar a praticar o chamado coffee break virtual?

Funciona mais ou menos assim: as equipes fazem a pausa no mesmo horário e se reúnem para o café usando chamadas de vídeo. Então, os membros da equipe podem fazer uma pausa e conversar entre si.

Os funcionários são incentivados a passar algumas horas por semana atendendo a essas chamadas com o objetivo de criar um ambiente mais confortável e acolhedor.

Bate-papo sobre assuntos do cotidiano

Assim como conversas aleatórias que surgem no dia a dia de um escritório, é possível promover esse diálogo entre os colaboradores. E a própria empresa pode indicar temas totalmente fora do contexto de trabalho.

O assunto é jogado na roda, como, por exemplo, receitas culinárias. Então é marcada a data do bate-papo, para que os profissionais tenham tempo de pensar nos pratos favoritos e reunir as receitas para serem compartilhadas.

Tudo é feito por meio de videochamadas e tem o objetivo de consolidar a diversidade como cultura organizacional. Ao mostrar seus pratos prediletos e a rotina dentro de casas, as pessoas podem fortalecer suas diferenças por meio das experiências de vida.

Reuniões mais interessantes

Essa estratégia tem como proposta realizar uma mudança na forma como os colaboradores se envolvem com a reunião e incentivar os profissionais a serem ativos e produtivos durante os diálogos. Além disso, minimiza os efeitos do isolamento e fortalece as relações de trabalho.

Por exemplo, após a reunião, os colaboradores podem ser incentivados a fazer um comentário sobre o tema debatido. Isso significa que eles podem compartilhar algo de que gostaram, falando sobre um momento específico do debate.

Inovação e entretenimento

Algumas empresas têm culturas inovadoras. Mesas de sinuca e videogames compõem os ambientes de trabalho para que os colaboradores possam aliviar a pressão e o estresse do dia a dia.

Há diversos jogos de computador e videogame disponíveis no mercado, que possibilitam que as equipes interajam online. Por isso, essa estratégia pode ser implementada por qualquer empresa.

Quais erros devem ser evitados na gestão de equipes remotas?

Para líderes que nunca trabalharam com equipes em home office, isso pode apresentar uma série de novos desafios: como ser um bom líder sem manter contato presencial com os liderados?

Durante esta leitura, você conheceu os principais desafios e como melhorar a integração entre a equipe. Conheça agora os principais erros que devem ser evitados para uma boa gestão do trabalho remoto.

Metas intangíveis

Ao fazer a transição para uma equipe remota, os líderes devem rever metas e objetivos, que precisam ser condizentes com o home office.

Embora o aumento da produtividade no trabalho remoto seja conhecido, é preciso partir do princípio que os trabalhadores brasileiros não estão acostumados com a modalidade. Além disso, muitos lares não estavam preparados para suportar um escritório em termos estruturais.

É preciso lembrar que não são apenas os profissionais que estão em quarentena, mas suas famílias também. Isso pode dificultar a rotina e deixar os profissionais ainda mais ansiosos.

Má gestão do tempo

A má gestão do tempo afeta gestores e colaboradores. Embora realmente possam ser mais produtivos em seu novo ambiente de trabalho, podem se sentir pressionados a mostrar serviço. A situação pode levar ao excesso de trabalho, má gestão do tempo e até mesmo estafa mental.

Cabe ao gestor evitar o possível desgaste por meio de um diálogo direto e transparente com a equipe. É importante criar o hábito diário de conversar com os colaboradores sobre suas atividades diárias e enviar mensagens sinalizando início e final do expediente, bem como os intervalos.

Comunicação ineficiente

Embora a comunicação seja sempre essencial para os líderes, ela se torna extremamente importante quando se trabalha remotamente — não apenas para conversar sobre as metas diárias, mas para evitar os efeitos negativos do isolamento social.

As pessoas que trabalham em casa se sentem podem se sentir solitárias, o que reduz a produtividade e o engajamento. Gestores bem-sucedidos são bons ouvintes e dialogam com confiança e respeito, minimizando esses impactos.

No entanto, é preciso saber dosar as mensagens. É importante priorizar o contato a equipe, sem sobrecarregar os colaboradores com solicitações constantes ou cobranças excessivas.

Falta de feedback

Uma das maneiras mais rápidas de aumentar o envolvimento dos colaboradores é conceder feedback consistente e construtivo. A prática não deve ser esquecida no trabalho remoto, já que as atividades devem ser realizadas com a mesma seriedade.

O home office não deve ser visto apenas como um tapa buraco para o período. Isso significa que as atividades devem seguir normalmente, só que em casa. Dito isso, é importante não se desprender da ideia de que líderes e gestores continuam sendo uma referência para toda a equipe.

Nesse contexto, se o feedback não for uma prioridade, provavelmente a satisfação e o desempenho serão afetados de forma negativa.

Webinar

Assista ao webinar realizado pela Robert Half sobre o tema

Quais ferramentas podem ser utilizadas para o trabalho remoto?

Quando uma empresa faz um planejamento bem estruturado para implementar o trabalho remoto como um regime permanente, ela garante vários benefícios. A diminuição do absenteísmo, o aumento da produtividade e a economia de recursos são alguns deles.

Se hoje as distrações podem afetar o desempenho dos colaboradores, é preciso considerar que a quarentena colocou todo mundo para trabalhar e estudar dentro de casa. Quando o mundo não está em crise, é possível perceber uma melhora significativa relacionada a concentração: não há telefones tocando, conversas paralelas e interrupções.

O profissional que já está habituado ao home office escolhe quando e onde trabalhar, em horários e ambiente que julga ser favorável para sua produtividade e criatividade. Com isso, a tendência é que os resultados apresentados sejam superiores.

Além disso, quando permitem que os colaboradores trabalhem remotamente, podem contratar talentos sem precisar se preocupar com a limitação geográfica. Por exemplo, se a empresa identifica um executivo extremamente competente e com ideias alinhadas ao seu negócio, mas que mora a 1.000 km de distância, isso não impede a contratação dos seus serviços.

No entanto, as organizações precisam se preocupar com diversos fatores. Atender à legislação trabalhista por meio do controle de horas trabalhadas, organizar setores, fazer reuniões, bater metas e promover a integração entre as equipes são elementos importantes para o sucesso do negócio.

Isso faz com que muitos gestores e empreendedores questionem a efetividade do trabalho remoto. Afinal, como é possível garantir produtividade, retenção de talentos, o bem-estar dos colaboradores, manter a cultura e o clima organizacional, sem o contato presencial?

A resposta é relativamente simples: utilizando diversas ferramentas que o mercado disponibiliza para isso, que você vai conhecer agora.

Google Drive

O Google Drive é um recurso disponibilizado pelo Google, muito útil para a vida pessoal e profissional, já que pode ser utilizado para várias finalidades.

Planilhas, fotos, textos, vídeos, slides podem ser desenvolvidos e compartilhados entre uma ou mais pessoas, em formatos editáveis ou não. Dá para trabalhar nos arquivos em modo offline, que ficam salvos em uma nuvem. Ou seja, é uma ferramenta prática e bastante segura.

Controle de ponto

Há vários sistemas disponíveis no mercado que realizam o controle de jornada online. Basicamente, o colaborador instala o aplicativo em seu smartphone e registra os horários de entrada, saída e intervalo.

Esses aplicativos costumam ser muito seguros e seu funcionamento tem respaldo jurídico, basta que a empresa fique atenta a essas questões na hora de contratar. Uma ótima saída para que os gestores possam manter as atividades da equipe em home office sob controle, sem sobrecarregar ninguém.

Comunicação Interna

Uma ferramenta muito utilizada pelas empresas que adotam o trabalho remoto como regime oficial é o Slack, um recurso gratuito para promover a comunicação interna.

O grande objetivo é facilitar a troca de informações e mensagens privadas entre dois profissionais ou toda uma equipe, por meio de canais de comunicação rápidos e eficientes. O Slack também assegura a troca de arquivos e links.

Videoconferências

Para manter a integração entre as equipes e fazer reuniões eficientes, há diversas ferramentas específicas para realizar videoconferências. Por conta da pandemia, algumas disponibilizaram seus serviços gratuitos até o final da quarentena, uma ótima oportunidade para testar os produtos e fazer a adesão quando a situação normalizar.

O aplicativo Teams liberou a licença de uso até janeiro de 2021. O Zoom, a queridinha das corporações, suspendeu a assinatura para as videochamadas e por enquanto não há prazos para voltar a realizar a cobrança. Além delas, você pode testar:

  • hangouts meet;
  • microsoft teams;
  • skype;
  • viber;
  • whatsapp;
  • whereby.

Trello

O Trello é um dos aplicativos mais populares para a gestão de tarefas. Ele organiza o quadro de atividades, permite o anexo de arquivos, estabelece prazos e muitas outras funcionalidades para facilitar a vida dos gestores.

É como transportar os quadros de atividades pregados na parede e os pincéis para o ambiente virtual. Do mesmo jeito que o líder pode dividir o quadro em vários fragmentos, utilizando cores diferentes e nomeando cada colaborador responsável pelas tarefas, o Trello também permite essa divisão e controle.

O gestor assume o posto de mediador do quadro de tarefas, pode alterar a privacidade, liberar os profissionais que podem fazer edições, entre outras atividades que fariam no papel ou em uma planilha.

A diferença é que no Trello tudo fica mais organizado e seguro, afinal, a segurança da informação é uma característica em comum entre todas as ferramentas aqui apresentadas.

Qual o papel da tecnologia no trabalho remoto?

Antes da pandemia, 63,5% das empresas brasileiras não ofereciam o trabalho remoto como um regime de expediente oficial, e nem sequer teriam o apoio dos seus colaboradores para isso já que 40% dos profissionais consideravam manter a produtividade a concentração um grande desafio, impactando a sua performance de forma negativa.

De repente, o home office se tornou uma realidade para essas organizações e seus colaboradores. A mesma tecnologia que permite que as atividades empresariais continuem por meio de um computador ou smartphone conectado a internet, também auxilia as empresas a atenderem as normas da legislação trabalhista e dá instrumentos para que as equipes não percam a produtividade — como as que indicamos no tópico anterior.

De acordo com a Forbes, ainda é cedo para dizer se o trabalho remoto vai ter adesão permanente. Muitos profissionais estão encontrando dificuldades em manter a produtividade em função do isolamento.

Para muitas empresas e líderes, a transição para o trabalho remoto será um desafio. Além de ter que lidar com os desafios habituais do home office, é preciso agir com inteligência frente aos obstáculos trazidos por uma mudança tão brusca.

Os dados presentes nesse artigo confirmam que mais da metade das empresas brasileiras não estavam preparadas para saírem de seus escritórios e dar andamento às atividades junto à família, no entanto, a medida foi necessária para manter a economia girando — ainda que em velocidade mais lenta.

No entanto, para diversas outras, é possível que essa forma de trabalho seja adotada permanentemente. Gradualmente, muitos gestores vão superar os desafios e os empregadores começar a perceber os benefícios desse modelo de contratação.

Quem sabe, quando a pandemia terminar, muitas empresas e profissionais vão rever seus contratos e adotar o trabalho remoto, um regime que traz muitos benefícios em relação aos custos empresariais, retenção de talentos, produtividade e a qualidade de vida do capital humano.

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