5 formas de começar uma reunião e prender a atenção das pessoas

Por Robert Half 14 de março 2018

Por Adriana Fonseca

Ao convocar a equipe para uma reunião, o que mais se ouve? “Eba, uma reunião” ou cochichos entre as mesas reclamando da convocação? Mais provável a segunda opção, e isso acontece porque muitas reuniões não se desenvolvem bem. Sabe por quê? Porque começam mal.

Para que a reunião seja produtiva e tenha foco é importante começar do jeito certo. Existem diversos “jeitos certos”, na verdade. O americano Jason Shah, fundador da Do, uma empresa de tecnologia colaborativa para condução de reuniões produtivas, e hoje gerente de produto na Amazon, lista quatro dicas para começar bem o compromisso de trabalho. Eu incluí a quinta dica, que por experiência própria e de amigos também funciona muito bem.

1) Avise a todos sobre o assunto da reunião

Para engajar as pessoas você precisa lembrá-las da razão de estarem sentadas naquela sala e temporariamente afastadas de seus compromissos de trabalho (que costumam ser muitos). Mesmo que você tenha informado o tema do encontro na hora de agendá-lo, comece a reunião explicando seu propósito de forma direta e resumida. E aqui vai uma dica: se você não consegue pensar em um propósito convincente para o encontro, você deveria cancelar a reunião.

Depois de explicar a razão do encontro, diga porque aquelas pessoas especificamente foram convocadas. Não é preciso citar um a um, mas é importante deixar claro que todos estão ali por uma razão.

2) Encoraje positividade

A forma como você começa a reunião tende a impactar o desenrolar dela. Se o encontro começa com reclamações, é provável que termine da mesma forma. Agora, se você abre a reunião com otimismo, isso pode impactar positivamente o resto da conversa. Uma sugestão: peça às pessoas que compartilhem algo que está indo bem. Se o grupo for muito grande, comece elogiando o time por uma conquista recente, seja grande ou pequena.

3) Compartilhe uma estatística surpresa ou uma citação relevante

Uma citação perspicaz ou uma estatística surpreendente não são apenas uma boa abertura para uma palestra, são também capazes de fomentar boas discussões. Deixe que a equipe passe alguns minutos discutindo o que aquilo significa antes de entrar no assunto principal da reunião. Uma observação: é importante que a frase ou estatística tenha relação com o tema do encontro.

4) Conte uma história

Uma história pode ensinar moral, insinuar uma lição importante ou levar as pessoas ao riso. Assim como a frase ou a estatística citada acima, a história também precisa estar relacionada ao assunto principal da reunião. Só que, no caso da história, há mais flexibilidade. É possível, por exemplo, compartilhar uma trajetória de sucesso, algo bom que aconteceu com um cliente ou falar do desempenho excepcional de um membro da equipe. Você também pode contar algo que leu recentemente. Saiba disso: as pessoas tendem a receber bem uma anedota fora de contexto.

5) Um minuto de silêncio

Tão logo todos estejam na sala, proponha uma pequena pausa antes de entrar no assunto da reunião. Um minuto costuma ser suficiente. Oriente que as pessoas prestem atenção à própria respiração durante esse um minuto. Apenas isso. É uma ferramenta eficaz para deixar assuntos periféricos fora da sala e trazer a presença de cada participante para o que será discutido no encontro.

* Adriana Fonseca é jornalista, tem 15 anos de experiência na cobertura de carreiras, empreendedorismo e startups. Já publicou nos jornais Valor Econômico e Folha de S.Paulo e na revista Pequenas Empresas & Grandes Negócios.

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