Como iniciar uma reunião e prender a atenção das pessoas

Por Robert Half on 15 de junho de 2022
Tempo estimado de leitura: 5 minutos

Como iniciar uma reunião e prender a atenção das pessoas? Ao convocar a equipe para uma reunião, o que mais se ouve? “Eba, uma reunião”, ou cochichos entre as mesas reclamando da convocação? Mais provável a segunda opção, não é mesmo?

O que devo falar em uma reunião? O motivo mais comum para as reunioes não saírem da forma que você imaginou é o fato de que muitas reuniões não se desenvolvem bem.

Sabe por quê? Porque começam mal. A maioria das pessoas não sabe como iniciar uma reunião, muitos menos que a abertura do encontro pode influenciar na produtividade dos participantes. Mas como saber o que abordar em uma reunião de trabalho?

Pensando nisso, vamos compartilhar algumas dicas e informações sobre o assunto. Continue a leitura e fique por dentro.

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Por que você deve saber como iniciar uma reunião

Reuniões mal elaboradas, em vez de economizar tempo e tornar a dinâmica de trabalho mais eficiente, pode se tornar uma perda de tempo. Essa atividade estratégica deve ser realizada de forma pré estruturada para que os assuntos abordados tragam resultados mais acertados.

Para que o encontro seja produtivo e tenha foco, é importante saber como iniciar uma reunião.

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Como fazer boas reuniões no geral

Antes de revelar para você como iniciar uma reunião interessante, engajando os participantes desde os primeiros momentos, separamos algumas dicas para que os encontros sejam produtivos no geral.

Defina os objetivos da reunião de forma bem clara

Para saber o que falar em uma reunião de apresentação, é preciso ter os assuntos e os objetivos bem definidos. Por isso, montar uma pauta antecipadamente pode ser uma ótima alternativa, priorizando os assuntos mais importantes que serão discutidos no início da pauta, e ao longo dela organizar os demais assuntos nesse mesmo esquema.

Após a elaboração da pauta, os funcionários que vão participar do meeting devem ser notificados com antecedência sobre o tema e os demais participantes, para que possam refletir e se preparar para falar sobre aqueles assuntos de forma mais eficaz.

No momento em que o colaborador é convidado a participar da reunião, aproveite para compartilhar a agenda e os demais participantes.

Limite os participantes

Ao analisar e estruturar uma reunião, além dos temas, é importante eleger o que é fundamental naquele trabalho que será abordado. Pessoas que não tem ligação com o assunto são desnecessárias nestes momentos, podendo gerar burburinhos e fazer com que o tempo de reunião se estenda além do necessário.

Quando a abordagem dos temas é feita somente com as pessoas que têm uma relação com os assuntos em pauta ou são os responsáveis por determinadas demandas, as discussões se tornam mais focadas e certeiras na solução para os problemas, pois, os envolvidos já têm o conhecimento aprofundado sobre aquilo que está sendo falado.

Determine um prazo para a duração da reunião

Estabeleça um tempo máximo de duração para a reunião, assim os principais assuntos a serem abordados serão tratados com mais objetividade. 

Isso estimulará os colaboradores a pensarem rápido, desenvolvendo soluções com mais agilidade, evitando divagações desnecessárias que podem atrapalhar a concentração e desviar o foco do que realmente é importante.​

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Escolha um local adequado

É importante escolher um local adequado para que a reunião aconteça sem interrupções ou distrações. Movimentação de pessoas, vozes pelos corredores ou salas paralelas, telefones tocando ou até mesmo gente batendo na porta pode atrapalhar a condução da conversa, desconcentrando os participantes.

Perder a linha de raciocínio é péssimo. Opte por ambientes reservados, e caso o assunto a ser tratado seja sigiloso reveja a questão do som nesse ambiente.

Dicas práticas para iniciar uma boa reunião

Como saber o que falar na primeira reunião com a equipe? O americano Jason Shah, fundador da Do, uma empresa de tecnologia colaborativa para condução de reuniões produtivas, e, hoje, o gerente de produto na Amazon lista quatro dicas para começar bem o compromisso de trabalho. Incluímos a quinta para complementar.

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Avise a todos sobre o assunto da reunião

Para engajar as pessoas você precisa lembrá-las da razão de estarem sentadas naquela sala e temporariamente afastadas de seus compromissos de trabalho (que costumam ser muitos).

Mesmo que você tenha informado o tema do encontro na hora de agendá-lo, comece a reunião explicando seu propósito diretamente e resumida. E aqui vai uma dica: se você não consegue pensar em um propósito convincente para o encontro, você deveria cancelar a reunião.

Após explicar a razão do encontro, diga porque aquelas pessoas foram especificamente convocadas. Não é preciso citar um a um, mas é importante deixar claro que todos estão ali por uma razão.

Encoraje a positividade

A forma como você começa a reunião tende a impactar o desenrolar dela. Se o encontro começa com reclamações, é provável que termine da mesma forma. Agora, se você abre a reunião com otimismo, isso pode impactar positivamente o resto da conversa.

Uma sugestão: peça às pessoas que compartilhem algo que está indo bem. Se o grupo for muito grande, comece elogiando o time por uma conquista recente, seja grande ou pequena.

Compartilhe uma estatística surpresa ou uma citação relevante

Uma citação perspicaz ou uma estatística surpreendente não são apenas uma boa abertura para uma palestra, são também capazes de fomentar boas discussões. Deixe que a equipe passe alguns minutos discutindo o que aquilo significa antes de entrar no assunto principal da reunião.

Uma observação: é importante que a frase ou estatística tenha relação com o tema do encontro.

Conte uma história

Uma história pode ensinar moral, insinuar uma lição importante ou levar as pessoas ao riso. Assim como a frase ou a estatística citada acima, a história também precisa estar relacionada ao assunto principal da reunião.

Entretanto, no caso da história, há mais flexibilidade. É possível, por exemplo, compartilhar uma trajetória de sucesso, algo bom que aconteceu com um cliente ou falar do desempenho excepcional de um membro da equipe.

Você também pode contar algo que leu recentemente. Saiba disso: as pessoas tendem a receber bem uma anedota fora de contexto.

Um minuto de silêncio

Tão logo todos estejam na sala, proponha uma pequena pausa antes de entrar no assunto da reunião. Um minuto costuma ser suficiente.

Oriente que as pessoas prestem atenção à própria respiração durante esse um minuto. Apenas isso. É uma ferramenta eficaz para deixar assuntos periféricos fora da sala e trazer a presença de cada participante para o que será discutido no encontro.

Você pôde perceber que, como iniciar uma reunião produtiva, despertando a atenção dos participantes, é um trabalho estratégico.

Talvez muitas pessoas não encarem todos os encontros com a devida importância, portanto, utilizar as ferramentas adequadas para despertar o interesse dos participantes é uma forma de mostrarque o compromisso realmente é relevante.

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