Como gerenciar uma equipe em home office?

Por Robert Half on 23 de março de 2021
Tempo estimado de leitura: 7 minutos

Por Fernando Mantovani

Muitos profissionais ao redor do mundo, que raras vezes — ou talvez nunca —, tiveram que trabalhar de forma remota, agora estão sendo estimulados a trabalhar de suas casas. No mesmo sentido, os gestores estão descobrindo como gerenciar uma equipe em home office, de maneira que haja efetividade enquanto todos se adaptam à nova forma de trabalho.

Todavia, liderar uma equipe que não tem muito contato pessoal (especialmente se ela não está acostumada a isso) é uma tarefa difícil. Como criar um grupo comprometido e unido quando todos estão espalhados pela cidade ou em países diferentes? Como promover camaradagem, construir uma cultura positiva e oferecer liderança e apoio à distância?

Não é fácil. Mas as estratégias a seguir podem ajudá-lo a liderar uma equipe de maneira remota e fazer com que todos se sintam produtivos e conectados. Acompanhe!

Por que investir em gestão de equipes remotas?

Antes de explicar as práticas, vamos entender sua importância. Equipes em home office podem se sentir mais distantes da empresa, dos seus líderes e também colegas de trabalho, o que prejudicaria as entregas diárias, a motivação e o bem-estar dos talentos.

Por outro lado, o investimento em gestão de equipes remotas é uma forma de adequar a empresa à transformação digital, também chamada de indústria 4.0, modernizando toda a gestão de talentos. Existem muitos benefícios. 

Portanto, note que o trabalho home office bem gerenciado pode garantir vantagens aos profissionais, às equipes e seus respectivos líderes. Em última análise, toda a organização é beneficiada, tornando-se bem adaptada à transformação digital, próspera e envolvente.

Afinal, como gerenciar uma equipe em home office?

Cada caso é um caso. As melhores práticas podem variar em função do perfil da equipe, das rotinas existentes e da cultura organizacional, entre outras coisas. De todo forma, algumas ações são frequentes e podem fazer grande diferença — como aprimorar a comunicação e fazer reuniões “cara a cara”. Ao longo deste tópico, pontuamos e explicamos boas práticas.

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Tenha a comunicação como uma prioridade máxima

Se os integrantes da sua equipe têm horários diferentes e trabalham em vários lugares, você deve garantir que a informação chegue de maneira fácil e frequente. Caso contrário, você corre o risco de contar com uma equipe desalinhada e improdutiva.

Comunicar expectativas; estabelecer processos para documentar e compartilhar; garantir que a equipe sinta segurança com a tecnologia, as ferramentas e recursos são aspectos fundamentais para uma transição sem problemas para trabalhar em casa.

Mantenha o contato diário, mas não exagere no controle

Se você criar um calendário para sua equipe, determine horários para que todos se reúnam (virtualmente) e para reuniões individuais. Além disso, informe a equipe sobre como e quando eles podem se comunicar com você durante a jornada de trabalho. Afinal de contas, os trabalhadores externos não poderão passar pelo seu escritório para fazer perguntas ou receber feedbacks.

Importante: nunca permita que os colaboradores, pelo fato de estarem trabalhando de casa, sintam-se como se estivessem em uma ilha. Além das reuniões individuais ou em grupo que você programar, tente entrar em contato com todos pelo menos uma vez por dia com mensagens instantâneas ou e-mail. Ou, melhor ainda, pegue o telefone para uma ligação rápida.

Falar com alguém para discutir os detalhes de um projeto ou transmitir uma mensagem importante, com frequência é mais efetivo e eficiente do que escrevê-la. Também é uma forma de estabelecer uma relação pessoal com os colegas.

Porém, tenha cuidado com o excesso de controle. Quem trabalha à distância deve ter certeza de que seu gerente acredita que a equipe vai produzir como se estivesse no escritório, trabalhando nos mesmos horários, cumprindo os prazos e mantendo a produtividade. Se você “aparecer” sem necessidade várias vezes ao dia, só para ver como estão trabalhando, seus funcionários podem sentir que você não confia neles.

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Seja claro quanto a direção a ser seguida

Equipes em home office podem ter dificuldades em entender a direção a ser seguida. Isso porque os gestores não estabelecem objetivos claros, distinguindo o que é prioritário das tarefas triviais. Isso pode afetar a produtividade e a efetividade dos colaboradores.

Aqui, vale criar e disseminar objetivos inteligentes — que sejam específicos, mensuráveis, realistas e com prazo bem definido. Muitos dos objetivos podem ser estabelecidos com a própria equipe, que definirá seus “alvos” futuros e como alcançá-los (plano de ação).​

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Destine tempo para o contato cara a cara

Embora haja ocasiões em que é importante reunir a equipe inteira, a videoconferência é a melhor solução, pois, neste momento, não é recomendável ter contato pessoal.

Ver o rosto de cada integrante da equipe ajuda a gerar um sentimento maior de contato, independentemente do lugar em que cada pessoa se encontra. Ver os gestos de cada um enquanto falam, sorriem e ouvem ajuda a equipe a ter um bom sentido do tom, os estilos de comunicação e do humor, e pode ajudar para que todos se compreendam melhor quando se comuniquem por e-mail e mensagens de texto.

Além disso, ver a equipe, mesmo que de forma virtual, ajudará a todos a sentir uma conexão maior.

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Comemore as pequenas vitórias

Outro ponto importante é comemorar as pequenas vitórias. Por vezes, equipes em home office são excluídas de comemorações, reconhecimentos e premiações, visto que não estão dentro da empresa. Isso pode resultar em um grave senso de exclusão, gerando desânimo.

Portanto, invista em reconhecimento e recompensa. Elogie o trabalho bem feito, mostre que está acompanhando o progresso de tarefas e projetos, envie pequenas premiações e/ou bonificações. A ideia é fazer com que os resultados sejam reconhecidos e recompensados.

Destaque o equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal

Proporcionar opções de trabalho flexíveis, como o trabalho remoto, não é apenas uma grande vantagem para sua equipe, mas também uma forma de estabelecer uma cultura de equilíbrio entre o trabalho e a vida pessoal.

Poder trabalhar de maneira remota e evitar uma longa viagem diária são benefícios que podem oferecer aos integrantes da sua equipe um maior controle sobre suas vidas. Isso pode aumentar também sua satisfação no trabalho e lealdade. 

Em momentos como o que estamos vivendo, a capacidade de trabalhar de maneira remota pode significar uma tranquilidade maior para quem se sentir ansioso. Isso porque não será necessário se locomover no transporte público, trabalhar em edifícios com escritórios cheios de pessoas, evitando transmitir a doença para outra pessoa sem tomar conhecimento. 

Porém, é fácil para os profissionais dedicados transformarem-se em viciados pelo trabalho quando adotam o trabalho remoto como um estilo de vida. Portanto, estimule a equipe a gerenciar o tempo da forma certa.

Estabeleça seus próprios horários de início e término, fazendo com que o resto da equipe faça o mesmo. E verifique que todos respeitem esses horários. Evite entrar em contato com os trabalhadores fora do horário de escritório, na medida do possível. E não espere uma resposta enquanto sua equipe estiver fora do ar.

Quais cuidados tomar com a integração da equipe remota?

A popularidade do trabalho remoto só continuará crescendo. Como gerente, é essencial ajudar a todos os funcionários, trabalhadores à distância, temporários e consultores da sua equipe a sentir uma conexão entre si, com seu trabalho e com a organização em geral.

Neste aspecto, boas iniciativas de integração fazem toda a diferença. O objetivo é fazer com que todos, independentemente do local de atuação, sintam-se parte do mesmo time, dando “asas” ao espírito de equipe. Para tanto, algumas dicas importantes são:

  • invista na contratação de talentos aderentes à equipe de trabalho;
  • conte com um ótimo processo de integração dos recém-contratados;
  • promova programas de formação de equipes, chamados team building;
  • deixe claro que todos estão no mesmo “barco” e devem atuar em parceria;
  • estimule interações interpessoais, como em reuniões de brainstorming.

Veja, agora você está por dentro do assunto, sabe como gerenciar uma equipe em home office, quais seus benefícios e quais cuidados tomar. Lembre-se que trabalho remoto não é uma moda passageira, mas uma importante tendência — algo capaz de gerar vantagens à empresa e aos talentos. Em sequência, descubra e invista em ótimas práticas gerenciais.

E então, gostou do artigo?! Aproveite para conhecer mais da Robert Half e descobrir nossas soluções em contratação de talentos e formação de equipes. Vamos lá!

* Fernando Mantovani é diretor geral da Robert Half

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