Administração do tempo no trabalho, aumente a produtividade nas tarefas diárias

Administração de tempo no trabalho

Comumente associadas aos desejos de final de ano, as frases “dessa vez vou me organizar melhor” ou “a partir de agora eu vou me programar” são muito declaradas por profissionais que têm dificuldade na administração de tempo no trabalho. A meta é essencial para o bom desempenho das funções e produtividade no trabalho e, quando executada da maneira certa, garante bons resultados durante o expediente e um equilíbrio sadio com a vida pessoal.

Com um mercado cada vez mais competitivo, a administração do tempo no trabalho se tornou um diferencial para o colaborador. Além de produzir adequadamente durante o horário de expediente, o funcionário que sabe gerenciar suas tarefas dentro do limite de tempo com o devido retorno evita o pagamento de horas extra ou folgas oriundas de banco de horas, mais uma vantagem para as empresas.

No entanto, a administração do tempo no trabalho não é tão simples assim. Alguns hábitos externos impedem sua boa execução, como, por exemplo, estar muito conectado com as redes sociais e aplicativos ladrões de tempo.

Características pessoais e o perfil do profissional também podem prejudicar o planejamento do tempo gasto nas responsabilidades, como o perfeccionismo, a desorganização e a incapacidade de delegar.

Boas práticas para o aumento da produtividade no trabalho podem ajudar a ter o foco necessário para que cada atividade seja executada no timing ideal, sem ultrapassar o tempo esperado.

Uso da tecnologia no trabalho

Smartphones, e-mails, redes sociais, ligações, notícias, reuniões via programas de voz e vídeo.... Os instrumentos que facilitaram a vida profissional e pessoal também são um convite para dificultá-la quando não são usadas com parcimônia. É melhor deixar o celular no modo silencioso, conferir as notícias na rádio a caminho do trabalho e interagir nas redes sociais na hora do almoço para poder se concentrar nas ferramentas que realmente ajudam o trabalho a render.

Manter o foco na execução de tarefas distintas

O chamado perfil multitarefa é muito demandado no mercado, principalmente em períodos em que as empresas precisam fazer mais com menos.. Porém, é preciso ter cuidado para não se perder na execução das tarefas. Você até pode ser responsável por várias atividades diferentes, mas se tentar executá-las 100% ao mesmo tempo pode acabar se enrolando. Por tanto, estabeleça prioridades e focando nas mais urgentes ou nas mais estratégicas.

Leia também: Produtividade no trabalho, a importância dos hábitos saudáveis

Como lidar com o perfeccionismo

Exigir a total perfeição das tarefas demanda tempo e acaba com a produtividade do trabalho, com o prazo da entrega e com o humor do funcionário. É claro que entregar uma tarefa inacabada ou mal feita está fora de cogitação, mas agarrar-se a detalhes que não são importantes é um gasto de tempo desnecessário que pode frustrar o colaborador. A melhor atitude a se tomar é concentrar-se na atividade até que ela esteja finalizada e possa seguir o seu curso com o próximo responsável.

Organize suas tarefas

Organização é um método infalível para administrar o tempo. Isso pode ser feito de diversas formas, como, por exemplo, mantendo uma agenda, virtual ou real, com as tarefas a serem realizadas no dia, por ordem de prioridade e considerando o tempo necessário para executá-las de maneira correta. Aplicativos de gerenciamento de tempo e atividades também podem ser úteis para se organizar.

É preciso incluir também as reponsabilidades pessoais e alguns minutos de descanso, além do horário completo de almoço. Ainda, manter todos os itens necessários para o trabalho em locais de fácil localização, seja na mesa ou no computador, diminui o tempo necessário para encontrá-los, e ele pode ser aproveitado em outra ocasião. 

Não tenha medo de solicitar ajuda quando necessário

Fazer tudo sem a ajuda da equipe não demonstra eficiência. Pelo contrário: a atitude é negativa no ambiente corporativo e comprova que o funcionário é controlador ou não tem habilidade para delegar tarefas.

É preciso reconhecer que existem colegas mais capacitados para executar determinadas atividades ou que têm mais disponibilidade para assumir uma função no momento. Além disso, quando não houver como incumbir-se de mais alguma coisa, será necessário dizer “não”, sem estragar a relação com o colega que solicitou o serviço extra. 

Desvantagens de se tornar um workaholic

Estar disponível para o trabalho, embora não seja um requisito para conquistar um emprego, é muito bem visto pelas empresas. A eliminação da fronteira entre o tempo de trabalho e o tempo livre, no entanto, implica em queda na qualidade de vida do trabalhador e pode prejudicar a carreira.

A dedicação ao trabalho além do limite estabelecido por lei faz com que 70% dos empregados não consigam preservar compromissos regulares relacionadas à educação e atividades físicas. O comprometimento profissional gera, ainda, cansaço e estresse, e afeta a vida familiar e amorosa dos colaboradores. Trabalhar demais também pode desencadear um vício, tornando as pessoas workaholics (literalmente, viciadas em trabalho), o que aumenta as chances de doenças, principalmente o risco cardíaco.

O excesso de trabalho também pode ter o efeito contrário do esperado na vida profissional. A longo prazo, a pessoa que sempre excede o horário acaba sendo vista como improdutiva, desorganizada e irresponsável. Ela pode acabar trazendo, ainda, problemas para a equipe, atrasar os prazos e representar custos financeiros para a empresa com o pagamento do período extra ou folgas.

Vez ou outra, passar mais tempo no emprego é preciso. Se a necessidade acontecer com frequência, é válido verificar se o tempo dedicado à execução, à resolução de assuntos pessoais ou a pausas para descanso está sendo administrado com cuidado. Uma vez que esse não for mais o problema, é hora de conversar com o gestor para notificar a necessidade de auxílio, sem que a iniciativa demonstre incapacidade no cargo. 

 

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