Adequação pós-implementação do Oracle Financials

Cenário

Nosso cliente tinha concluído a implementação completa dos módulos de Contas a Pagar, Contas a Receber e Razão Geral do Oracle Financials versão IIi. O planejamento insuficiente e extensa personalização levaram a falhas no sistema, erros significativos nos relatórios e a impossibilidade de gerar as demonstrações financeiras.

Solução proposta pela Robert Half

Reunimos uma equipe composta de um auditor-chefe, três auditores, quatro consultores de melhoria de processo de negócios (BPI, na sigla em inglês) e três especialistas em contabilidade da Robert Half Management Resources, bem como dois especialistas em reconciliação bancária, para planejar e executar o projeto de várias fases

Escopo do projeto

Trabalhando em estreita colaboração com o cliente, foram delineadas as seguintes fases:

Fase 1: Analisar e definir os problemas do sistema atual Nossa equipe trabalhou com os chefes de departamento e o comitê gestor do cliente para determinar os problemas e as propostas de resolução. A experiência de nossos consultores permitiu que eles identificassem efetivamente os problemas e um curso de ação para resolvê-los. A maioria dos problemas se devia a processos e procedimentos contábeis mal documentados.

Fase 2: Documentar e refinar os processos e procedimentos

Nossa equipe trabalhou novamente com os gerentes de departamento para documentar e refinar os processos e procedimentos relevantes para os módulos da Oracle instalados. Isto resultou em processos bem definidos que eram fáceis de seguir. Além disso, fomos bem-sucedidos em ajudar os funcionários a reduzir para quatro dias o tempo necessário para fechar o fim de mês, evitando falhas no sistema e mantendo a integridade das demonstrações financeiras. Esses processos e procedimentos foram adotados em toda a corporação.

 

Fase 3: Desenvolver relatórios adicionais e os procedimentos relacionados

Nossa equipe desenvolveu relatórios para extrair informações do sistema Oracle e oferecer melhor suporte às necessidades e aos requisitos de gestão. Além disso, desenvolvemos procedimentos para gerar e usar esses relatórios.

 

Fase 4: Reconciliar as Contas

Devido aos problemas iniciais com o sistema, as contas não tinham sido conciliadas por 10 meses. Nossa equipe trabalhou diligentemente, seguindo os processos e procedimentos recém-criados para conciliar todas as contas da contabilidade geral e todas as vendas internacionais, bem como as transações em moeda estrangeira. Como resultado, a empresa foi capaz de produzir demonstrações financeiras mais precisas.

 

Fase 5: Identificar a funcionalidade adicional do sistema Oracle

Como parte dos procedimentos acima, nossos consultores determinaram que havia funcionalidade adicional no sistema Oracle, o que permitiria ao cliente identificar melhor os custos do produto. O módulo Oracle Projects foi implementado com sucesso, o que permitiu ao departamento de marketing acessar informações úteis sobre o projeto com o mínimo esforço.

 

Benefícios da contratação

O projeto proporcionou ao nosso cliente um sistema Oracle Financials funcionalmente melhorado. O cliente foi capaz de usar o sistema para gerar demonstrações financeiras em tempo hábil e estava confiante de que os dados resultantes foram declarados com precisão. Esse projeto reduziu os custos de mão de obra e aumentou a produtividade dos funcionários em mais de 100 por cento.

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