Imagine um cenário em que a empresa está em crescimento e os colaboradores, no geral, começam a ficar sobrecarregados. Departamentos como o financeiro e serviços de contabilidade estão demandando cada vez mais tempo de trabalho e exigindo conhecimentos mais específicos.

Parece óbvio que a solução para que o bom andamento desses processos seja a contratação de novos colaboradores — tanto para suprimir essas demandas como com habilidades para cumprir tarefas específicas.

É aí que entra o staff loan: uma alternativa para atender as necessidades da empresa, sem precisar aumentar o quadro de colaboradores. Em síntese, em vez de buscar um novo colaborador, a organização terceiriza esse profissional.

Se identificou com essa situação? Os serviços fiscais, financeiros, contábeis, de recursos humanos, supply chain, jurídico ou TI estão cada vez mais complexos e exigindo um volume maior em atividade? Então acompanhe nosso material e entenda melhor o que é esse conceito, como ele funciona, objetivos, vantagens e como podemos ajudá-lo a aplicá-lo na sua empresa. Boa leitura!

1. O que é staff loan?

Em síntese, o termo “Staff Loan” pode ser traduzido como “empréstimo de mão de obra técnica”. O conceito já é amplamente utilizado em países no exterior. No Brasil, surgiu como uma solução para multinacionais e grandes empresas, cujos processos de contratação costumam ser complexos e burocráticos.

A prática acabou sendo adotada pelas empresas menores, por configurar uma solução bastante prática para negócios que precisam de respostas rápidas e estratégicas, de maneira pontual ou temporária.

Ou seja, no lugar de atrair e recrutar um novo colaborador, as empresas podem fazer um empréstimo desse profissional. Por ser um especialista na função e manter os conhecimentos atualizados, acaba se tornando uma opção de mão de obra treinada para atender às demandas específicas.

Dessa forma, o staff loan pode ser adotado tanto para a implementação de novos projetos quanto para o gerenciamento de crises ou até mesmo para desafogar setores que estão com prazos apertados e precisam concluir um processo com urgência. No geral, esse colaborador temporário ou terceiro especializado também pode ser utilizado para:

• cobertura de férias, licença maternidade ou atestados de saúde concedidos por um longo período;
• em transições de cargos;
• como apoio para o deslocamento de funções.
• em momentos em que a empresa passa por reestruturação (abertura de capital, fusões e aquisições, empresa saindo ou entrando no País, turn around etc.)
• em momentos em que a empresa precisa criar áreas ou contratar pessoas de forma extremamente ágil.

Em suma, contratar profissionais especializados é uma prática adequada para quem está em busca de agilidade e qualidade na realização de trabalhos, sem inflar a atual folha de pagamentos da empresa.

2. Como funciona o staff loan?

O recrutamento especializado em profissionais temporários não tem muito segredo. Empresas com experiência técnica, equipes de profissionais altamente qualificados e que conhecem profundamente os processos mais adequados para determinadas funções dentro de uma organização estão aptas para fornecer essa mão de obra.

Uma equipe de staff loan deve ser gerenciada por pessoas que estão habilitadas para acompanhar essas atividades. Ou seja, que conhecem o funcionamento da empresa contratante, as aptidões desejadas, a função que vão exercer e o perfil dos temporários.

O objetivo é garantir que os colaboradores que foram designados para essas organizações executem os trabalhos com excelência, cumprindo com o objetivo de suprir as demandas dos colaboradores internos, que compõem o quadro fixo de trabalho.

2.1 Exemplo de funcionamento do staff loan

Vamos supor que o RH da sua empresa não possa fazer nenhuma contratação. No entanto, ao mesmo tempo em que a equipe financeira é bastante enxuta, o negócio precisa de mais profissionais focados na área de cobrança para suprimir as demandas em relação a cobranças judiciais.

Diante dessa situação, é possível alocar uma equipe de cobrança que tenha como foco apenas esse tipo de atividade. Essa equipe deve ter conhecimentos técnicos e habilidades para organizar todos os fluxos referentes a função. Assim, ao final do contrato, a equipe pode dar conta do trabalho sem precisar recrutar novos colaboradores.

2.2 Diferença entre terceirização de mão de obra e serviços

É importante deixar claro que existem diferenças entre a terceirização da mão de obra e a terceirização de serviços.

Quem está optando por trabalhar terceirizando serviços deve ter o entendimento que a responsabilidade não é apenas para o exercício da função, mas sobre o processo na totalidade. Isso inclui a mão de obra, o procedimento, os insumos, equipamentos e tudo o que for necessário para que o trabalho seja concluído.

Assim, o contratante não interfere em nenhum processo da realização do serviço. A terceirizada é responsável por 100% dos seus passos. Vamos supor que você pretende montar uma filial do escritório. Ao terceirizar o serviço por completo, ele será entregue em pleno funcionamento — tanto na parte estrutural quanto burocrática.

No entanto, ao adotar o staff loan, você escolhe apenas os profissionais desejados para cuidar de um dos processos que envolvem a abertura do novo espaço. Essa mão de obra não envolve a responsabilidade do trabalho, muito menos os equipamentos e outros processos necessários. Nesse caso, a terceirizada é especializada em selecionar a mão de obra necessária de maneira rápida. 

3. Quais os objetivos do staff loan?

Toda e qualquer empresa que deseja obter sucesso em suas operações precisa estar munida de conhecimentos específicos sobre o segmento de atuação, o mercado de trabalho local e as estratégias mais adequadas dentro desse cenário. Só é possível se destacar perante os consumidores quem apresenta uma performance melhor que a concorrência.

A realização de planejamentos estratégicos é uma realidade constante nessas organizações. Essa atitude permite o direcionamento adequado das ações corporativas, fazendo com que as empresas compreendam o cenário atual e possam trabalhar de maneira alinhada às expectativas geradas por ele. Quanto mais rápido isso acontece, melhor para que os resultados positivos sejam alcançados.

É aí que mora o grande objetivo da terceirização de mão de obra, contribuir para que tudo isso possa acontecer com a agilidade necessária. A grande missão do staff loan é contribuir com o ativo humano que as empresas necessitam, sempre com profissionais de alto desempenho, competentes e habilidosos, mas sem a necessidade de realizar um processo de recrutamento para isso.

4. Quais as vantagens do staff loan?

Uma prática bastante comum para aumentar a competitividade no mercado em relação à redução de custos e aumento da rentabilidade é promover um gerenciamento em pessoas que seja mais enxuto, com a diminuição de colaboradores voltados aos processos administrativos e despesas com o departamento pessoal em geral.

O staff loan é uma solução viável para que esse objetivo seja atingido, já que ele funciona a partir das necessidades de cada organização — tanto no que diz respeito a função como ao período em que esse trabalho será realizado.

Quando falamos da substituição dos procedimentos de contratação próprios e até mesmo na retenção de executivos das áreas financeiras, contábeis, administrativas e tributárias por profissionais terceirizados, também estamos falando das seguintes vantagens:

• otimização de tempo, dinheiro e esforços com a administração de profissionais;
• agilidade na contratação ou substituição de profissionais;
• aumento de mão de obra altamente qualificada, já que os profissionais contratados estão perfeitamente adequados à real necessidade técnica de cada função e da empresa;
• redução significativa do risco da empresa sofrer algum passivo trabalhista.

5. Quando fazer o staff loan?

O ambiente corporativo e de negócios é bastante dinâmico, exigindo uma equipe rigorosa e de alto desempenho para atuar com o controle interno, especialmente em questões burocráticas, tributárias ou implementação de novos processos. Qualquer erro nesses elementos pode ser fatal.

Se você sente que a sua empresa está com dificuldades para atender às necessidades internas e externas, principalmente em certos períodos do ano, pode ser hora de adotar o staff loan. Além disso, esse modelo de contratação pode ser necessário nos seguintes processos:

• liderança de programas para criar ou ampliar os serviços;
• apoio no início de Operações;
• solução e apoio para processos críticos e gargalos;
• gestão de outsourcing e terceirização de atividades;
• suporte em Processos de Fusão e Aquisições;
• atuação e suporte para a integração e venda;
• organização e reestruturação em processos;
• atuação em processos de implantação de novas tecnologias.
• empresas que abrem capital (IPO)
• empresas que passam por momentos de turn around
• empresas que implantam/parametrizam sistemas integrados (ERP)
• empresas que são vendidas ou que saem do Brasil
• empresas que passam por limitação de headcount

É importante lembrar que a necessidade de adotar o staff loan no lugar de um processo de recrutamento e seleção tradicional pode variar de diversas circunstâncias. A ideia não é demitir colaboradores, mas sim agregar novos profissionais as equipes.

6. Por quais tipos de empresa o staff loan deve ser feito?

Para compreender isso melhor, vamos usar a contabilidade como exemplo. Afinal, se estamos falando em evolução e crescimento, isso envolve mudanças burocráticas e tributárias, que devem ser realizadas por quem entende. Por isso, nada mais justo que utilizar a figura do contador para essa explicação.

A partir disso, vamos entender algumas características das empresas que podem oferecer o staff loan:

• oferecem serviços bastante técnicos e específicos;
• não são as atividades que geram lucro para o negócio;
• não é um processo que garante vantagens competitivas sobre a concorrência;
• possivelmente você vai encontrar mais empresas competentes e especializadas nessa área de atuação.

Essas são as principais características que uma empresa que ofereça o staff loan deve apresentar. Dito isso, veja outros exemplos comuns que você pode encontrar no mercado:

• help desk;
• desenvolvimento de aplicativos;
• construção de sites e web design;
• publicidade e propaganda;
• marketing de conteúdo;
• TI — tecnologia da informação;
• logística;
• serviços financeiros;
• área jurídica;
• limpeza e zeladoria;
• Segurança das instalações;
• processos de RH e recursos humanos.

Lembrando que, para ser considerado staff loan, a empresa deve oferecer mão de obra relacionada a esses processos, e não a implementação do serviço.

7. Como escolher a melhor opção de staff loan?

Um bom investimento em staff loan envolve uma análise minuciosa sobre como cada processo e cada área a ser terceirizada estão estruturados antes da adoção desse recurso, bem como a infraestrutura da empresa e suas políticas internas.

A partir daí, as atividades começam a ser reorganizadas e as responsabilidades transferidas para os terceirizados. Dessa forma, o esperado é que a empresa consiga otimizar a performance não só dos setores, mas das atividades que se detectou que era necessário ajuda para suprir suas demandas. Assim, a tendência é gerar mais competitividade e rentabilidade para o negócio.

Portanto, se você chegou até aqui e já está convencido de que a alocação de mão de obra é a opção mais viável para atender às atuais necessidades da sua empresa, essas dicas são para você. Veja como escolher uma boa opção de staff loan:

• avalie profundamente as referências e trabalhos já realizados antes de contratar uma empresa terceirizada, ainda que ela preste outros serviços, procure pela reputação no geral;
• procure identificar da forma mais precisa o possível quais as atividades ou departamentos que realmente necessitam da colaboração de um profissional terceirizado;
• mantenha objetivos e necessidades da organização alinhada com os da empresa contratante, evitando ao máximo os ruídos da comunicação;
• seja rigoroso quanto a prazos e metas predefinidos;
• acompanhe de perto e avalie constantemente a performance da equipe terceirizada, puxando para você responsabilidades como aprovação, mudanças, aplicação de processos etc;
• procure manter um bom relacionamento com esses e outros profissionais e empresas terceirizadas, essa atitude ajuda a evitar futuros problemas e possíveis erros.

Até agora, você já conheceu diversos benefícios de adotar a terceirização de mão de obra e teve acesso à lista acima, que contribui para que você escolha a empresa certa e acompanhe os seus serviços.

No entanto, entendemos que essa contratação deve ser, acima de tudo, segura. Entendemos que colocar um profissional temporário na empresa, que circula por várias companhias, pode trazer alguns riscos. Por isso, é necessário buscar por uma alternativa adequada, que traga vantagens e seja segura. Veja detalhadamente quais pontos devem ser considerados.

Conheça quais são os serviços prestados

Nem sempre a prestadora de staff loan trabalha só com isso, mas a terceirização da mão de obra ficará muito mais fácil se o contrato for centralizado. Procure uma empresa que, além de oferecer o processo de terceirização, também contemple outras vantagens. Como por exemplo, um bom sistema de comunicação que facilite a resolução de pendências e o acompanhamento necessário por parte da contratante.

Dito isso, não tenha medo de comparar fornecedores. Ao levantar as suas necessidades, veja o que as empresas estão oferecendo e procure estabelecer um comparativo, verificando suas prioridades. Nem sempre preço é o maior diferencial.

Verifique a regularidade da contratação dos funcionários

Antes de dar início a qualquer contrato de staff loan, procure ter a certeza de que a empresa paga corretamente todos os seus colaboradores. Salários atrasados significam má intenção ou dificuldades na gestão do negócio. Os dois casos são péssimos e você pode sair perdendo.

Isso porque, apesar de o seu negócio não ter vínculo empregatício com os profissionais, essa é uma obrigação da terceirizada. E é dever dela assinar a carteira de seus colaboradores, realizando o pagamento de todos os tributos, como INSS e FGTS.

Ter esse cuidado é primordial porque o seu negócio pode ser considerado corresponsável caso haja o descumprimento de alguma lei trabalhista. Se os profissionais processarem a empresa, o seu estabelecimento também terá que se manifestar perante a justiça. Portanto, escolher sempre um fornecedor idôneo.

Fique atento ao contrato

Antes que o profissional inicie os serviços, é fundamental avaliar minuciosamente todas as condições estabelecidas em contrato. Fique atento aos seguintes pontos:

• quantidade disponibilizada de profissionais;
• carga horária;
• valores a serem pagos;
• substituição em caso de falta, acidente ou problema de saúde;
• possibilidade de expandir a equipe.

Avalie qual é a qualidade da prestação de serviços

Procure entender e conhecer o quão vantajosos podem ser os serviços dessa empresa, no que diz respeito a qualificação e experiência dos profissionais que serão disponibilizados para a sua empresa.

Afinal, o objetivo do staff loan é ter o apoio de especialistas. Portanto, certifique-se de que o negócio que você está pensando em contratar fornece exatamente esse tipo de serviço: mão de obra qualificada, experiente, especializada, com capacidades técnicas, habilidades pessoais e que tenham um perfil que permita se adequar às mais variadas dinâmicas empresariais.

Pesquise a opinião de outros clientes

Busque por cases de sucesso da empresa que vai oferecer os serviços, ou tente manter contato com organizações que já fizeram essa contratação. É importante verificar a experiência dessas pessoas, tanto em questão de atendimento quanto nos resultados obtidos.

Redes sociais ou o site da empresa são locais em que você tem acesso a essas organizações e pode verificar como anda a reputação. Pode, ainda, entrar em contato com as empresas listadas como clientes.

8. Como investir em staff loan?

Fique agora com um rápido resumo sobre como investir em staff loan de maneira adequada:

• mapeie as rotinas da organização;
• entenda quais são os processos em que a mão de obra pode ser terceirizada;
• identifique quais são as empresas que podem prestar um serviço de excelência devido ao reconhecimento e experiência;
• defina um documento que possa listar todas as obrigações do negócio;
• monitore regularmente os resultados alcançados com o novo profissional;
• se necessário, entre em contato com a empresa que está emprestando os profissionais.

9. Como a Robert Half pode ajudar no processo de staff loan?

Com mais de 70 anos de atuação no mercado de recrutamento para cargos de finanças e contabilidade, a Robert Half é considerada uma líder nesse segmento. Nosso trabalho abrange o recrutamento de profissionais dos mais diversos níveis hierárquicos, desde os especialistas até os diretores. Aqui, nossos consultores de recrutamento têm um vasto conhecimento sobre a área, o que lhes permite ter acesso aos melhores candidatos para diversas posições.

Se a sua empresa tem uma necessidade pontual para um projeto ou necessita de um conhecimento específico, certamente teremos o profissional certo para você. Se ele faz parte do quadro de colaboradores da Robert Half, ele também pode atuar dentro de inúmeras frentes na sua empresa. Veja os exemplos nos próximos tópicos.

Equipe financeira

Após um período de muita venda a empresa perdeu o controle de seus recebíveis, o que gerou um aumento da inadimplência? Como a equipe financeira estava enxuta e focada nas atividades do dia a dia, a tarefa de cobrança foi tratada com baixa prioridade, atrasando os recebimentos.

Como a empresa estava com alta demanda operacional no departamento contábil, mas contava com uma equipe enxuta e não tinha uma pessoa focada na entrega das obrigações acessórias, ocasionou o problema.

Se a empresa tivesse solicitado um contrato de staff loan conosco quando sentiu as vendas subindo além do normal, nada disso teria acontecido.

Hiring Freeze

Atualmente, diversas empresas multinacionais sofrem muita pressão pela sua matriz devido ao controle de headcount. Com isso, é instituído o controle máximo de headcount ocasionando um "hiring freeze". Mesmo assim, devido à natureza de trabalho transacional de algumas áreas, os clientes precisam de ajuda extra de profissionais especializados. A solução de staff loan pode ajudar, sem mexer no headcount e na folha de pagamento da empresa.

10. Conclusão

O staff loan se posiciona como uma maneira segura de contratar mão de obra. A companhia que cede esses profissionais deve, obrigatoriamente, atender normas e processos, incluindo a especialização desses profissionais. Ou seja, a terceirização garante a prestação de um serviço altamente qualificado.

Por isso, o staff loan é uma estratégia que está em alta nas empresas que se preocupam em manter o seu conhecimento atualizado, sempre em busca de processos inovadores que possam aprimorar o seu funcionamento. Tudo isso de maneira econômica, segura e com qualidade.