Aplicativos para equipes virtuais: quais utilizar no trabalho remoto?

Por Robert Half on 5 de agosto de 2020

Os aplicativos para equipes virtuais existem há algum tempo no universo das ferramentas digitais. No entanto, eles nunca tiveram tanta relevância para o mundo corporativo e, pelo visto, continuará assim. De acordo com um artigo do site da Forbes, a crise atual está transformando a maneira das organizações atuarem, revelando os benefícios do trabalho remoto e das tecnologias que o tornam possível.

Diante desse novo cenário, muitos empresários se questionam sobre quais ferramentas utilizar. Neste artigo, explicaremos como funcionam, quais são os mais indicados e por que adotar os aplicativos para equipes virtuais. Acompanhe!

Qual é a importância dos aplicativos para equipes virtuais?

Sim, o home office tornou-se “o coringa” no jogo da sobrevivência das empresas. Porém, esse modelo de trabalho só mostra o seu valor para os resultados da empresa quando vem acompanhado pela tecnologia. Afinal, a distância entre os membros de um time precisa ser “reduzida” para que os processos e projetos organizacionais fluam com tranquilidade.

Além de estimular a comunicação entre os colaboradores, os aplicativos gerenciam tarefas, facilitam reuniões, mensuram a jornada de trabalho e até melhoram o foco das equipes nos serviços. Sendo assim, as atividades do negócio não ficarão paralisadas e nem diminuirão a qualidade por conta do distanciamento do time.

Quais são alguns dos aplicativos disponíveis para o trabalho remoto?

Felizmente, como dito, antes mesmo da crise forçar grande parte dos profissionais a migrarem para o home office, a tecnologia desenvolveu e aprimorou uma série de aplicativos para equipes virtuais. Já imaginou o que seria das empresas, especialmente nessa fase, sem essas ferramentas? A seguir, elencaremos as mais utilizadas.

Trello

O aplicativo Trello é uma referência quando o assunto é produtividade e gestão. Com o auxílio de quadros, cartões e listas — inspiração vinda do famoso método Kanban —, o usuário consegue organizar as suas demandas com base no formato, urgência ou andamento. Outra vantagem do Trello é a flexibilidade que permite a colaboração de times de diversos tamanhos.

Dessa forma, as equipes planejam, gerenciam e organizam projetos, sem perder a sintonia, o engajamento e a produtividade. Apesar de todo o suporte que oferece, o aplicativo não exige muito esforço do usuário para aprender a utilizar as suas funcionalidades, pelo contrário, ele é simples e intuitivo. Ademais, o Trello possibilita a integração com o Google Drive, OneDrive e o Dropbox.

Evernote

Imagine uma mesa cheia de papéis com projetos, planilhas e outros documentos importantes. Pois bem, podemos dizer que o Evernote seria o organizador toda essa papelada. Além disso, esse aplicativo ainda cria arquivos dos mais variados formatos, bem como os armazena com segurança na cloud (nuvem).

Dessa forma, o usuário pode encontrar facilmente qualquer documento por meio de um dispositivo eletrônico. Devido a toda essa gama de recursos, o Evernote é considerado uma das ferramentas mais completas para gestão documental.

Em vista disso, as equipes virtuais têm em mãos um acervo colaborativo e atualizado em tempo real. Sem falar, do recurso “lembrete” que não deixa ninguém esquecer das atividades do dia.

Asana

O aplicativo Asana segue o mesmo formato do Trello, mas com algumas peculiaridades. Por exemplo, a funcionalidade “linha do tempo” ajuda no acompanhamento de processos interconectados e rigorosos — algo que o Trello deixa a desejar. Além disso, o Asana é indicado para projetos a longo prazo que envolvem vários times, bem como tarefas que necessitam de uma gestão minuciosa.

Outro benefício oferecido por essa ferramenta é a possibilidade de indicar um responsável para cada demanda. É possível também gerar relatórios automáticos de todos os processos de um projeto. Sendo assim, os gestores podem utilizar métricas para definir, por exemplo, o prazo ideal para a conclusão de uma etapa ou o nível de produtividade do time em diferentes horários.

Skype

As reuniões entre as equipes em home office podem acontecer normalmente com a ajuda do aplicativo Skype. Por meio dele, são realizadas vídeo ou teleconferências com recursos voltados para colaborações. Um deles é a apresentação de slides e de outros documentos que “conversem” com o ecossistema do Office 365.

Outra funcionalidade é o whiteboard online (quadro branco) que permite ao palestrante realizar anotações ou desenhos para o entendimento dos ouvintes durante as reuniões. Além disso, o Skype suporte a participação de 250 usuários ou até 10 mil — no modo broadcast. Sem dúvida, esse aplicativo consegue unir funcionalidade com alto desempenho.

Microsoft Teams

Você consegue imaginar uma equipe corporativa em uma reunião virtual com todas as ferramentas necessárias para tomar decisões e trabalhar em projetos? Pois essa cena se repete cada vez que um grupo de profissionais inicia uma videoconferência no Microsoft Teams. Essa ferramenta está disponível para desktops e dispositivos móveis.

Os usuários têm acesso ao Office 365 e todos os recursos em nuvem disponibilizados pela Microsoft. Em tempo real, é possível trabalhar em documentos das áreas de vendas, marketing, finanças etc. Tudo de maneira colaborativa e integrada. Outra funcionalidade permite que as conversas sejam separadas em vários canais de forma aberta ou privada. Sensacional, concorda?

G Suíte

O G Suíte é o resultado da junção de vários aplicativos inteligentes do Google. Podemos dizer que essa plataforma oferece um suporte completo para que as equipes virtuais exerçam suas funções com tranquilidade. Entre os recursos do G Suíte, estão:

  • Gmail — permite várias contas de email com o nome do domínio comercial;
  • Google Calendar — uma agenda organizada que viabiliza a colaboração de todos da equipe;
  • Google Drive — armazenamento e compartilhamento de arquivos;
  • Google Docs e Sheets — criação e manipulação de documentos;
  • Google Keep — elaboração de notas, afazeres e definição de lembretes;
  • Google Hangouts Chat — realização de videoconferências ou chamadas de voz.

Para que todas essas ferramentas funcionam com eficiência, os proprietários do G Suíte contam com o Console Admin que é uma espécie de dashboard. Com isso, é possível gerenciar os dispositivos, as configurações, os usuários etc.

Por que a empresa precisa adotar uma dessas ferramentas?

Quais são os reais efeitos quando a empresa não adota tecnologias que favoreçam o trabalho remoto? De um lado, as equipes perdem a motivação, o engajamento, a produtividade e a disciplina, do outro lado, a organização amarga prejuízos financeiros e a queda na sua reputação comercial.

A demora em implantar essas ferramentas é um erro de gestão que pode revelar uma resistência do negócio a mudanças ou a falta de entendimento do novo cenário corporativo. Contudo, vale lembrar que as transformações atuais não permitirão um retorno para o antigo modelo empresarial.

Antes, algumas empresas encaravam o home office como um “luxo” não essencial, mas a partir de agora, será uma necessidade indispensável. Sendo assim, o melhor caminho é encarar a nova realidade e começar a adaptar-se com rapidez.

O que achou de nosso artigo? Entendeu quais aplicativos para equipes virtuais utilizar em sua empresa? Além da tecnologia, a empatia é uma aliada no sucesso da gestão remota. Saiba agora como inserir esse sentimento em sua organização.

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