A organização de reuniões, depende da estruturação e definição de objetivos

Reuniões produtivas, nossas dicas para fazer da forma correta

*Por Isis Borge

Você já parou para pensar quanto tempo da sua semana, do seu mês ou do seu ano você gasta com reuniões de trabalho? Você consegue medir qual o impacto desses compromissos nas suas atividades diárias e projetos que precisa entregar?

Reuniões são necessárias, mas também podem ser ladrões da produtividade quando usadas sem planejamento prévio. Esta reflexão se torna ainda mais importante em momentos desafiadores do mercado, nos quais se exige fazer mais com menos recursos, equipe e tempo.

O que tenho notado entre profissionais de diferentes áreas e níveis hierárquicos é a reclamação constante com relação à dificuldade de se obter reuniões produtivas. Há um grande desconforto em virtude de encontros sem comprometimento com a pontualidade, que são muito longos ou aqueles inseridos em uma rotina fixa sem nenhuma necessidade real. Além dos assuntos que poderiam ter sido resolvidos por e-mail, em um simples telefonema ou, pior, eram pautas que nem existiam efetivamente.

Em primeiro lugar, é importante ter em mente que a eficácia está ligada à organização de reuniões e depende de um esforço conjunto, tanto por parte de quem convoca o encontro quanto de quem é convidado.

Depois, é importante que não transformemos esses momentos em um benefício para aqueles que procuram desculpas para “matar tempo” ou em um castigo para os que produzem e têm projetos para entregar. Diante desse cenário, sugiro atenção a alguns pontos, divididos entre os papéis dos participantes:

Como organizar uma reunião

Necessidade do encontro

​Faça uma análise para entender se é realmente necessário deslocar as pessoas para uma sala de reuniões ou se o assunto pode ser resolvido por telefone ou e-mail.

Defina a pauta

Defina o tema central da reunião, os principais pontos que serão abordados e o que espera de cada participante/área. Essa informação deve ser enviada com antecedência a todos os convocados.

Lista de participantes

Certifique-se de que está convidando pessoas que poderão contribuir com o tema.

Pontualidade

Deixe claro aos participantes os horários de início e término da reunião e comece a conversa na hora combinada. Essa é uma forma de demonstrar respeito aos que foram pontuais e de inspirar essa cultura entre os demais colaboradores.

Otimize o tempo

Se suas reuniões costumam durar, por exemplo, 30 minutos, avalie a possibilidade de passar a realizá-la em apenas 15 minutos, ou seja, na metade do tempo. Dessa forma, você forçará os participantes a serem mais objetivos.

Foco da reunião

Aquele que convoca a reunião deve ser o responsável por conduzir o encontro, estando atento para que o foco não seja perdido com conversas paralelas ou desvio de assunto.

Hora do cafezinho

Tenha atenção ao excesso de itens oferecidos aos participantes durante as reuniões. Café, suco, lanchinhos e outras guloseimas tendem a criar um clima propício para que a reunião se estenda além do necessário. 

Encerramento

Finalize a reunião retomando os principais pontos e explicando o que espera de cada participante. O ideal é que todos recebam um e-mail sobre as principais decisões do encontro, incluindo próximos passos, prazos e responsáveis pelas ações.

A postura na reunião corporativa

Organização

Certifique-se sobre o motivo que levou você a ser convidado para a reunião, informe-se sobre a pauta e com quais materiais e/ou conhecimento pode agregar conteúdo ao encontro.

Não atrase

Seja pontual em respeito aos demais participantes.

Mantenha o foco

Não estimule conversar paralelas, principalmente as que não tenham relação com o tema do encontro.

Imprevistos

Caso tenha necessidade de se ausentar da reunião antes do término ou esteja esperando uma ligação muito importante, comunique o fato aos participantes antes do início da reunião.

Modo silencioso

Desapegue-se do celular durante o encontro. Apesar de ser comum entre os brasileiros, ler e-mails durante uma reunião é uma atitude, no mínimo, deselegante. Além disso, pode comprometer sua compreensão sobre algum ponto relevante.

Menos é mais

Seja claro e objetivo ao apresentar ideias ou fazer comentários.

Papel e caneta em mãos

Talvez pareça desnecessário reforçar esse ponto, mas muitas pessoas vão a reuniões sem bloco de anotações, o que pode passar uma imagem de desinteresse e desagradar a maioria dos gestores. Não seja um desses colaboradores.

Reuniões presenciais continuarão importantes e necessárias no ambiente corporativo, porém se o tempo destinado a esses encontros não for bem aproveitado, os impactos serão sentidos na produtividade da equipe, como consequência, em prejuízos à empresa.

Como montar a ata de reunião 

Após todo o assunto ser debatido e a equipe chegar a conclusões importantes é essencial registrar tudo na ata de reunião. mas, como deve o modelo de ata de reunião?

Ele deve conter a data da reunião, a pauta discutida, o local no qual foi realizado a reunião, os presentes, os principais assuntos discutidos e suas respectivas soluções. Após preenchida, a ata deve ser enviada a todos os envolvidos com os deadlines de possíveis ações.

Vale a reflexão e o caixa da empresa agradece!
​Isis Borge é gerente de recrutamento da Robert Half Brasil.

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