Saiba como usar a entrevista de desligamento para melhorar a empresa

Por Robert Half 14 de novembro de 2019

A entrevista de desligamento é um momento delicado tanto para a empresa quanto para o funcionário desligado. Ao mesmo tempo, não podemos ignorar o valor de um momento como esse. Trata-se de uma prática que deve ser feita com todo cuidado pelo empregador, além de proporcionar uma chance para o crescimento do negócio como um todo.

Pensando na relevância desta prática, escrevemos este guia com instruções para fazê-la da melhor forma possível. Listamos também alguns motivos para que entenda a importância dessa entrevista. Por fim, daremos dicas de como aproveitar essa conversa para melhorar a instituição e auxiliar o funcionário nesse momento complexo. Vamos lá?

1. O que é uma entrevista de desligamento?

Ainda que indesejável, o desligamento de profissionais faz parte da realidade de qualquer ambiente de trabalho. A diferença está na forma como as equipes de RH realizam o processo. Ou até mesmo deixam de realizá-lo, o que é um problema sério para qualquer empresa que deseja manter um ambiente de trabalho confortável para seus integrantes.

Em suma, a entrevista de desligamento é uma última conversa entre o funcionário que sairá e um ou mais membros da equipe responsável pelo gerenciamento de pessoas. Um momento para dar o retorno ao profissional sobre como se deu sua participação durante o tempo em que esteve vinculado ao time.

Ao mesmo tempo, é uma oportunidade de ouvir o que essa pessoa também tem a dizer sobre sua experiência no local de trabalho. Trata-se de um espaço franco de fala e escuta, que vai muito além de uma formalidade empresarial.

Seja qual for o motivo da saída, é altamente recomendado que a entrevista de desligamento seja realizada com qualquer indivíduo que deixe a instituição. Ainda que o processo de demissão seja conflituoso, não existe justificativa plausível para simplesmente virar as costas e ignorar aquele que já participou ativamente de um contexto de trabalho.

Todos sabem que a saída de um profissional costuma ser desagradável para pelo menos uma das partes, mas a entrevista de desligamento pode ser a última chance de fazer com que essa despedida ocorra da melhor forma possível. É a oportunidade de colocar alguns "pingos nos is", conhecer melhor o contexto de trabalho e levar um pouco de conforto para quem passará por uma mudança delicada como um processo demissional.

2. Para que serve a entrevista de desligamento?

Muito mais do que uma formalidade, a entrevista de desligamento cumpre uma função importante tanto para o empregador quanto para o ex-funcionário. É o momento de ser franco, onde ambas as partes podem dizer com maior liberdade sobre as impressões deixadas com a experiência de trabalho do funcionário.

Sendo assim, vamos destacar aqui três funções principais da entrevista de desligamento. Por um lado, ela serve para a empresa absorver as críticas e pontos de vista de alguém que não estará mais ali para dizê-las.

Por outro lado, é de suma importância para auxiliar o profissional que possivelmente está passando por um momento difícil e de luto. E, por fim, é uma chance também de transmitir para o ex-funcionário críticas construtivas sobre sua passagem na corporação, uma ação que realmente pode ajudá-lo a crescer profissionalmente.

2.1. Ouça o que o funcionário desligado tem a dizer

Ao contrário de outras formas de feedback, a entrevista de desligamento se diferencia por ser uma situação onde a honestidade e clareza podem ser usadas mais livremente. Não podemos negar que, por melhor que seja o clima no ambiente de trabalho, ele acaba por inibir algumas opiniões por receio de represálias ou até mesmo por falta de tempo para manifestá-las.

2.2. Propicie um processo de desligamento humanizado

Além dos benefícios para o crescimento do negócio, existe um aspecto da entrevista de desligamento que é tão ou mais importante: a humanização do processo demissional. Existem inúmeras razões para que um trabalhador saia de uma companhia, algumas mais complexas de serem abordadas do que outras, principalmente quando é uma decisão tomada pela gestão.

Possivelmente esse funcionário enfrentará momentos difíceis pela frente, seja pelo desemprego em vista, desapontamento com as expectativas criadas sobre seu futuro na empresa ou até mesmo com o próprio desempenho. Podemos perceber então que trata-se de uma situação muito mais penosa para quem está saindo do que para a instituição, que provavelmente continuará existindo mesmo com as perdas de alguns colaboradores.

Sendo assim, é extremamente necessário que a organização em questão saiba acolher esse profissional nesse momento delicado, ao invés de torná-lo ainda mais doloroso. É essencial que a equipe de RH consiga ouvir todas as suas reclamações e sentimentos com muita atenção e respeito, demonstrando uma preocupação não apenas mercadológica, mas também com os direitos e a dignidade de quem um dia já contribuiu com o espaço.

2.3. Transmita ao ex-funcionário uma avaliação crítica construtiva

Ainda nesse contexto de auxiliar aquele que estará sendo desligado, a entrevista é o momento para gestores comunicarem, de maneira honesta e respeitosa, todas as impressões deixadas enquanto trabalhava na empresa.

Aqui, vale ressaltar a importância de que esse encontro seja realmente frutífero, despido de confrontos diretos e acusações. Procure ser claro e sintético, retornando ao funcionário uma avaliação sobre as habilidades ou competências técnicas que lhe faltam, ou que podem ser melhoradas.

Provavelmente, algumas dessas observações já tenham sido transmitidas antes, portanto não é necessário se estender sobre um assunto que já foi discutido e pode apenas gerar divergências inoportunas. Também é possível que a pessoa em questão não esteja tão disposta a ouvir, ou esteja ainda em uma postura agressiva, podendo até mesmo se recusar a participar desta última reunião.

Em qualquer um dos casos, o importante é que a equipe de RH jamais assuma uma postura agressiva ou de embate com o indivíduo que está sendo desligado. Mesmo que as razões sejam justas, o papel de bons gestores é demonstrar tranquilidade e manter uma escuta profissional e cortês.

3. Importância da entrevista de desligamento

A saída de um profissional pode se dar por diversos motivos. Ela pode ocorrer por uma necessidade da gestão ou mesmo por motivação espontânea. Em qualquer tipo de caso, é recomendado que essa pessoa participe de uma entrevista antes de seu desligamento definitivo da corporação, seguindo diretrizes técnicas e éticas adequadas.

Listaremos a seguir alguns dos motivos principais que justificam a manutenção do método pela equipe responsável. Se sua companhia ainda não tem essa prática em sua rotina, pode ser uma boa hora para conhecer os princípios que a regem.

3.1. Do ponto de vista da empresa

  • oportunidade de identificar problemas organizacionais ainda não observados;
  • demonstra o valor que a companhia dá para seus funcionários e ex-funcionários;
  • melhora a imagem da companhia como um espaço de trabalho humanizado;
  • facilita o processo de desligamento e contratação de novas pessoas;
  • evita conflitos posteriores por questões trabalhistas mal resolvidas;
  • esclarece para ambas as partes os motivos para o desligamento em questão;
  • evita a propagação de mentiras e boatos sobre a empresa;
  • alinha a instituição às normas e preceitos éticos esperados por qualquer organização de qualidade;
  • ajuda a evitar a alta rotatividade de pessoal.

3.2. Do ponto de vista do funcionário

  • tem o potencial de transmitir conforto para alguém que provavelmente enfrentará um processo de luto;
  • gera um sentimento de respeito e de que não está sendo simplesmente abandonado pela empresa agora que não estará mais lá;
  • possibilita crescimento profissional por ouvir um retorno construtivo de sua participação;
  • elimina dúvidas ou confusões sobre os eventuais motivos da saída;
  • dá ao profissional uma boa impressão da organização em que já trabalhou;
  • propicia uma chance de ser escutado, onde pode dizer honestamente seus sentimentos e observações na experiência de trabalho

4. Como a entrevista de desligamento deve ser feita?

Antes de tudo, é necessário que sua empresa garanta que esse procedimento efetivamente ocorra! Nem sempre é possível ter este momento com o funcionário a ser desligado, mas isso deve ser a exceção e não a regra. Infelizmente, algumas companhias desprezam o valor de uma conversa franca com quem está se retirando do negócio, o que pode ser bastante prejudicial tanto em termos de crescimento quanto na imagem pública da instituição.

Ao mesmo tempo, também é bastante comum que a organização tenha o procedimento como prática, mas que o faça de modo equivocado ou até mesmo desrespeitoso com o profissional. Pensando nisso, te daremos algumas dicas essenciais para que a entrevista de desligamento seja feita de modo satisfatório.

4.1. Garanta que ela ocorra em um espaço privativo e confortável

Parece óbvio, mas vale ressaltar a importância de escolher bem o espaço físico em que se dará a conversa. Nem sempre as empresas têm salas próprias para o feedback nas relações de trabalho, o que por si só já pode ser um problema. Ao mesmo tempo, alguns negócios menores não conseguem deixar uma sala reservada unicamente para as entrevistas.

Assim sendo, o mais importante é que ela ocorra em um espaço isolado, preferencialmente em uma sala fechada. Demitir um funcionário já é uma situação difícil o suficiente para ainda torná-la mais desconfortável.

Escolha um lugar arejado se possível, mas com isolamento sonoro o suficiente para que o que for dito ali dentro não seja ouvido nos ambientes próximos. Como a conversa pode se alongar por um tempo, pode ser uma gentileza interessante disponibilizar água ou café.

4.2. Deixe o entrevistado falar livremente

Ainda que seja muito importante que o gestor também tenha espaço para dizer suas impressões, o foco daquele momento é o funcionário que será desligado. Portanto, ele deve ter a oportunidade e o tempo necessários para dizer tudo o que considerar necessário.

Do ponto de vista de alguém que veste a camisa da empresa, nem sempre é fácil ouvir algumas "verdades" sobre o que está acontecendo ali dentro. Ao mesmo tempo, um princípio básico do profissional de recursos humanos é o de conseguir manter-se isento e neutro naquele momento, transmitindo segurança para que o outro consiga se manifestar.

5. Perguntas e respostas da entrevista de desligamento

Para facilitar seu aprendizado, fizemos esse pequeno apanhado com orientações relevantes e perguntas comuns sobre o processo de desligamento. Caso venha a ter sugestões ou outras dúvidas, você pode comentar nesse post, nos ajudando a fomentar uma discussão tão importante.

5.1. Quem deve estar presente no momento da entrevista?

Além do profissional que foi desligado, o ideal é que esteja presente o menor número de indivíduos possíveis. Uma entrevista de desligamento em que vários profissionais e gestores estão presentes pode ser muito intimidadora para alguém que provavelmente já está em uma posição fragilizada.

Lembre-se de que se trata de uma entrevista de desligamento, não uma reunião de desligamento. Sendo assim, o formato mais comumente utilizado é o de duas pessoas presentes: o profissional do RH ou gestor responsável e a pessoa que está saindo da empresa.

Caso julgue necessário, é possível ter também a presença de um profissional que seja indispensável para auxiliar no momento ou mesmo para registrar pontos importantes da conversa. Mas evite colocar frente a frente pessoas que tiveram problemas ou participaram de alguma forma da questão que gerou o afastamento. Não é responsabilidade da empresa e até mesmo arriscado promover conciliações desta forma.

5.2. Qual o tempo de duração deste momento?

Não existe um padrão estipulado sobre o tempo de duração das entrevistas. A depender do caso e da disposição do profissional, elas podem ser mais curtas ou mais longas. Por média, espera-se que seja uma conversa que dure entre trinta e cinquenta minutos. De qualquer forma, é fundamental deixar bem claro para o ex-funcionário que ele pode utilizar o espaço para dizer tudo o que quiser e com franqueza.

5.3. Em que momento a entrevista de desligamento deve ser realizada?

Sobre isso, vale ressaltar que uma entrevista de desligamento é um processo inteiramente diferente de uma comunicação de demissão. É muito comum que o momento da comunicação seja inesperado e desagradável para quem recebe a notícia. Portanto, também é natural que a pessoa fique triste, abalada ou até mesmo com raiva nessa ocasião.

Sendo assim, seria até desrespeitoso com o funcionário fazê-lo conversar sobre o assunto nessa circunstância. Por isso, recomenda-se que a entrevista de desligamento seja feita em um outro dia, preferencialmente em uma data em que ele já tenha tido algum tempo para acalmar seus ânimos e refletir sobre sua experiência e possa, então, se manifestar de maneira madura e mais organizada.

Salientamos também que em hipótese alguma o funcionário deve ser obrigado ou se sentir coagido a participar de uma entrevista de desligamento. A decisão de comparecer a esse momento é inteiramente dele, cabendo à empresa apenas o papel de convidá-lo cordialmente.

5.4. De que forma o anonimato deve ser mantido?

De modo geral, o sigilo e o anonimato devem ser preservados de todas as formas. Vale até informar ao profissional que o que estará sendo dito ali não será transmitido para o resto da empresa. A confidencialidade é um elemento básico da ética de um gestor de RH, se houver qualquer indiscrição nesse sentido é bem provável que a empresa seja prejudicada.

Ao mesmo tempo, é importante também que o que for aprendido com a experiência da entrevista de desligamento seja aproveitado para melhorar o ambiente empresarial. Portanto, cabe ao profissional de RH manter em segredo informações como nomes de pessoas e situações comprometedoras relatadas pelo ex-funcionário e pela equipe que permanece.

As conclusões que forem extraídas da conversa devem ser transmitidas apenas para quem realmente interessa, focando apenas no processo de trabalho. Um dos problemas mais comuns em ambientes empresariais são os problemas de comunicação e conflitos interpessoais gerados por esses entraves.

6. Como usar a entrevista de desligamento para identificar pontos de melhoria na empresa?

Além de um processo respeitoso com o colaborador que está saindo, a entrevista de desligamento tem muito a oferecer para corrigir falhas e criar soluções para os problemas enfrentados pela empresa.

De fato, é uma chance de ouro para ouvir um ponto de vista muito sincero sobre os processos internos da companhia. Mas, para isso, ela precisa estar aberta tanto para escutar com atenção quanto para efetivamente transformar o que foi ouvido em melhorias organizacionais.

6.1. Implemente o que foi aprendido com as entrevistas de desligamento

O dia a dia no meio empresarial pode ser muito agitado e inconstante. Existe uma tendência de que os processos cotidianos sejam tão intensos que isso acabe por impedir que os gestores desenvolvam mudanças importantes nas práticas de trabalho.

Mas essa é uma tendência que deve ser veementemente combatida. Por exemplo, existem questões importantes apontadas nas entrevistas de desligamento que são simplesmente arquivadas na documentação do funcionário e nunca mais consultadas. De que adianta ter todo o trabalho de fazer uma entrevista como essa se não aproveitamos em nada o seu potencial?

Sendo assim, é primordial que sua empresa consiga estabelecer um trabalho em rede eficaz, para que as informações absorvidas naquele momento sejam filtradas e direcionadas para os gestores responsáveis pelas decisões organizacionais.

7. O que avaliar durante uma entrevista de desligamento?

Apesar de ser um momento livre, principalmente de escuta por parte dos profissionais de RH, é interessante também desenvolver um olhar que perceba o que há de mais relevante para a empresa na fala daquele ex-funcionário. Do ponto de vista da organização, alguns aspectos são constantes em todos os casos e valem ser identificados e avaliados a fundo. Podemos citar:

  • a percepção do funcionário sobre os relacionamentos interpessoais vivenciados e como se estabeleciam os processos de comunicação;
  • sua avaliação sobre a qualidade do serviço oferecido pela empresa;
  • o nível de satisfação e acolhimento experimentados enquanto trabalhava na organização.

É responsabilidade do gestor conduzir a entrevista, direcionando as perguntas de acordo com os assuntos que devam ser pautados. Uma dica útil nesse sentido é a de estabelecer algum tipo de questionário a ser utilizado mais como referência pelo entrevistador.

Para tanto, uma entrevista de desligamento jamais deve ser uma simples avaliação baseada em uma lista de perguntas padrão. O questionário deve ficar nas mãos do gestor, ou apenas ser lido por ele antes de iniciar o atendimento, servindo apenas como orientação para que os pontos mais importantes sejam tocados na conversa.

Posto isso, aqui vai uma lista de perguntas que podem ser adaptadas na hora da entrevista de desligamento:

  • Como você avalia a organização em termos gerais?
  • Como enxerga a equipe ou time em que estava inserido?
  • Quais foram os problemas enfrentados por você durante sua passagem pela empresa?
  • Que falhas e críticas observadas você gostaria de pontuar?
  • Quais foram os pontos positivos da companhia observados por você nessa trajetória?
  • Como avalia as relações interpessoais e o clima do seu ambiente de trabalho?
  • O que você tem a dizer sobre o trabalho dos seus gestores diretos e indiretos?
  • Você classificaria sua experiência geral aqui dentro como satisfatória ou insatisfatória?
  • Recomendaria outra pessoa, amigos ou familiares, para trabalhar aqui?

É possível perceber que as perguntas podem variar muito em cada caso, por isso é válido se esquivar de uma padronização para todas as entrevistas de desligamento. Durante a conversa, podem surgir novas perguntas ou até mesmo algumas que não caberiam de serem feitas no caso específico daquele funcionário.

8. Benefícios que a entrevista de desligamento pode trazer para a empresa

Agora você já tem clareza da importância desse procedimento e das orientações gerais de como fazê-lo. Então, vamos retomar para acrescentar alguns benefícios que podem ser gerados para a empresa com a execução adequada da entrevista de desligamento.

  • Conhecimento aprofundado sobre questões internas que poderiam estar passando despercebidas, e promovendo a não retenção de talentos no futuro;
  • subsídios para transformar o que foi aprendido em políticas de trabalho que efetivamente melhorem a qualidade de vida dos colaboradores;
  • possibilidade de amenizar uma situação conflituosa tanto para o empregador quanto para o funcionário demitido;
  • demonstração de respeito com os princípios éticos e de dignidade humana;
  • otimização do serviço de recrutamento de novos funcionários a partir da identificação do que precisa ser melhorado nas equipes.

Com o fim da leitura, você já sabe tudo o que precisa para desenvolver uma entrevista impecável e que gere retornos positivos para todos os envolvidos no processo de desligamento. Basta agora implementar o que foi aprendido no seu ambiente de trabalho.

Como ressaltamos durante o texto, cada situação exigirá um manejo diferente do profissional de recursos humanos para realizar a conversa, mas existem alguns princípios éticos e de formatação que sempre devem ser observados. Ao mesmo tempo, cada contexto de trabalho também tem suas particularidades e desafios próprios, portanto sempre será necessário adaptar o que foi aprendido para sua própria realidade.

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