Passo a passo da recepção: como receber um novo colaborador?

Por Robert Half 11 de junho de 2018

A chegada do novo colaborador é parte crucial do processo de recrutamento. Entretanto, muitas empresas erram ao presumir que o processo de contratação se encerra depois do candidato ser selecionado.

O que elas não sabem - ou negligenciam saber - é que os programas de integração também são um passo importante do recrutamento. Quanto mais cedo eles se sentirem bem-vindos e preparados para cumprir seu papel, mais cedo sua empresa colherá os frutos de suas habilidades e experiência.

Estratégias de integração podem aumentar as taxas de retenção

As primeiras impressões contam. Um processo eficaz de integração não garante apenas que sua nova contratação se torne um membro da equipe produtivo mais cedo, mas também pode aumentar as taxas de retenção de seus funcionários.

Pesquisa da Robert Half com 400 executivos brasileiros mostra que 63% deles tiveram conhecimento de colaboradores deixando a empresa no período de experiência por conta de processo de integração ineficaz.

Principais etapas para uma integração efetiva de funcionários

A melhor maneira de fazer com que os novos membros da equipe tenham um começo brilhante é proporcionar uma recepção calorosa e uma orientação eficiente.

Receber um novo membro da equipe envolve vários passos importantes.

1. Tenha um processo claro de integração no local

A preparação para a integração de um novo funcionário precisa começar bem antes dele entrar pela porta.

Ajude o novo funcionário a se preparar para o seu primeiro dia. Ofereça detalhes importantes sobre o local de trabalho antes de ele chegar. Certifique que ele tenha conhecimento sobre o dress code, local para estacionar ou opções de transporte público e, claro, o horário em que ele deve chegar no escritório.

Providencie um espaço de trabalho funcional. O novo colaborador precisa estar ativo em suas funções desde o primeiro dia. Isso significa ter uma linha telefônica e uma conta de e-mail estabelecidas antes da chegada, além de um espaço de trabalho limpo pronto para ser usado.

Organizar a orientação. Confiança e clareza são essenciais para que os novos funcionários realizem o trabalho para o qual foram contratados. Assegure que sua empresa introduza formalmente o novo colaborador ao restante da equipe e, principalmente, ao seu novo chefe. Reserve um espaço de reuniões entre os integrantes da área, para discussões abertas sobre as estratégias e projetos planejados. Da mesma forma, destine um momento entre o novo colaborador e seu gestor, para que expectativas pessoais e profissionais sejam alinhadas.

Reuniões de introdução são oportunidades para o novo funcionário aprender sobre a missão, os valores, o organograma e os principais produtos e serviços da sua empresa.

Organize a documentação necessária. Buscar por formulários e manuais no primeiro dia de um novo funcionário é desperdício de tempo e deixará uma má impressão. Organize todos os documentos necessários antes da chegada do novo funcionário.

2. Programe o primeiro dia

Pesquisas revelam que a trajetória de sucesso de um novo contratado pode ser estabelecida nas primeiras duas semanas. Por isso, é extremamente importante tornar o primeiro dia especial a ele.

Aqui estão algumas dicas para fazer com que ele se sinta bem-vindo e motivado com nova oportunidade:

Anuncie a chegada dele com um e-mail de boas-vindas para a equipe e/ou empresa no início do dia. Avise a recepção sobre chegada do novo colaborador para que ele possa ser bem recebido.

Apresente-o à equipe e faça um tour em todo o local de trabalho. Assim, ele conhecerá todo o espaço e as pessoas. Reunir a equipe para um café é uma boa maneira de se relacionar em um ambiente social e pode ser uma oportunidade de familiarizar seu novo funcionário com os projetos que você gostaria que ele se envolvesse nos próximos dias.

Explique onde ele vai encontrar facilidades como cozinha da equipe, banheiros e salas de reunião e ofereça algumas dicas sobre os melhores lugares para almoçar ou tomar café.

3. Organize os treinamentos e mentorias

Treinamentos ao novo colaborador são fundamentais para habitua-lo a empresa.

Revisitar metas e responsabilidades. Mesmo que este assunto já tenha sido discutido anteriormente, o processo de integração oferece um momento ideal para entrar em detalhes sobre atribuições e expectativas. Discuta também sobre os processos de avaliação e os agendamentos das análises de desempenho.

Agende treinamentos futuros. Mantenha contato com o recém-contratado para descobrir quais treinamentos podem ser necessários futuramente. Estabelecer o treinamento dos funcionários como uma prioridade do negócio ajuda no desenvolvimento do profissional e em sua retenção na empresa.

Analise as oportunidades de mentorias. Os mentores não apenas oferecem orientação aos novos funcionários, mas também podem atuar como uma fonte de ideias e armazenamento de preocupações. Além disso, um mentor pode desempenhar um papel fundamental na retenção dos melhores talentos, na construção de uma melhor cultura de trabalho e na melhoria do desempenho da equipe. Considere designar um mentor no início do processo de integração do funcionário ou incentive-o a encontrar um.

4. Ajude-os a resolver em seu papel

Ter sucesso na contratação de um novo funcionário pode não ser um processo rápido. Lembre-se, não se trata de encontrar o candidato ideal e, sim, mantê-lo. Por isso, esteja preparado para manter contato com o novato e agendar reuniões regulares para dar a ele a oportunidade de expor suas preocupações e receber feedbacks sobre seu progresso. Aproveite o tempo para observá-lo e questioná-lo se achar necessário.

Não ignore o reconhecimento. Mantenha o funcionário motivado, envolvido e celebrando o sucesso. Pode ser tão simples quanto declarar suas conquistas em uma reunião de equipe.

O tempo investido em um processo efetivo de integração será recompensado. Os processos de onboarding farão com que o seu novo talento tenha um aprendizado mais rápido sobre o negócio, além de fazê-lo sentir-se acolhido e bem-vindo. Isso resultará em maior produtividade e ajudará na formação de uma força de trabalho mais motivada e engajada desde o início.

Contratando com eficiência

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