Como dar boas vindas a um novo colaborador?

Por Robert Half on 16 de maio de 2022
Tempo estimado de leitura: 10 minutos

A chegada do novo funcionário é parte crucial do processo de recrutamento. Entretanto, muitas empresas erram ao presumir que o processo de contratação se encerra depois do candidato ser selecionado.

O que elas não sabem (ou negligenciam saber) é que os programas de integração também são um passo importante do recrutamento. Quanto mais cedo os recém-contratados se sentirem bem-vindos e preparados para cumprir seu papel, mais cedo sua empresa colherá os frutos de suas habilidades e experiência.

Em vista da importância do assunto, a seguir, explicamos quais a importância de dar boas-vindas a um novo funcionário, como fazer isso e quais erros evitar. Acompanhe!

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Qual a importância das boas-vindas ao novo funcionário?

As primeiras impressões contam. Um processo eficaz de integração não garante apenas que sua nova contratação se torne um membro da equipe produtivo mais cedo, também costuma aumentar as taxas de retenção, satisfação e alinhamento. Pensando nisso, ao longo deste tópico, apresentamos os principais benefícios da integração bem-sucedida.

Melhora a aderência à equipe

Um profissional recém-contratado costuma se sentir deslocado. Isso porque há muitas mudanças em curso. Ele está entrando em um novo time, vivenciando uma nova cultura e lidando com uma liderança diferente. Felizmente, boas-vindas podem mudar a situação.

Quando bem integrados, recém-contratados sentem mais aderência à equipe, como se estivessem entrando em um verdadeiro time. Também passam a confiar mais na empresa e nos seus superiores imediatos, o que otimiza a qualidade de vida no trabalho.

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Gera mais produtividade diária

Novos profissionais são contratados para suprir a necessidade de força de trabalho. Eles precisam suprir posições estratégicas, necessárias ao correto funcionamento da empresa. Logo, se o recém-contratado é improdutivo, todo o empreendimento é prejudicado.

Aqui, um bom programa de boas-vindas ajuda a promover produtividade. Isso porque os profissionais são mais bem orientados sobre o que deve ser feito, como e quando, também passam a entender o que é prioridade para o negócio, como metas, objetivos e missão.

Aumenta a retenção da força de trabalho

Uma pesquisa da Robert Half com 400 executivos brasileiros mostra que 63% deles tiveram conhecimento de colaboradores deixando a empresa no período de experiência por conta de processo de integração ineficaz.

Quando a integração não é bem-feita, os recém-contratados sentem-se desorientados, encontram mais dificuldade para conduzir o trabalho diário e criar laços com colegas de trabalho, o que gera desmotivação e, consequentemente, o aumento do turnover.

A rotatividade pode ser ligada a uma série de outros problemas, como o aumento de custos não estratégicos, a dificuldade em manter rotinas e disseminar a cultura. A retenção, por sua vez, contribui para formação de equipes mais maduras, ágeis e precisas.

Reduz erros, acidentes e conflitos

Ao longo do expediente, é possível que surjam muitos problemas. Erros operacionais, por exemplo, assim como acidentes de trabalho e conflitos interpessoais. Esses problemas são mais frequentes quando falta integração e os recém-contratados não são bem-recebidos.

Neste aspecto, boas-vindas aumentam a qualidade do trabalho diário, prevenindo falhas, aumentando a segurança da força de trabalho e otimizando o clima organizacional. Isso é benéfico para todos os talentos, afinal, passam a ter um ambiente mais seguro e agradável.

Principais etapas para uma integração efetiva de funcionários

A melhor maneira de fazer com que os novos membros da equipe tenham um começo brilhante é proporcionar uma recepção calorosa e uma orientação eficiente. Receber um novo membro da equipe envolve vários passos importantes, como apresentar a empresa, seus colegas de trabalho e orientar o trabalho diário. Explicamos em detalhes, confira!

Tenha um processo claro de integração no local

A preparação para a integração de um novo funcionário precisa começar bem antes dele entrar pela porta.

Ajude o novo funcionário a se preparar para o seu primeiro dia. Ofereça detalhes importantes sobre o local de trabalho antes de ele chegar. Certifique que ele tenha conhecimento sobre o dress code, local para estacionar ou opções de transporte público e, claro, o horário em que ele deve chegar no escritório.

Providencie um espaço de trabalho funcional. O novo colaborador precisa estar ativo em suas funções desde o primeiro dia. Isso significa ter uma linha telefônica e uma conta de e-mail antes da chegada, além de um espaço de trabalho limpo pronto para ser usado.

Organizar a orientação. Confiança e clareza são essenciais para que os novos funcionários realizem o trabalho para o qual foram contratados. Assegure que sua empresa introduza formalmente o novo colaborador ao restante da equipe, principalmente ao seu novo chefe.

Reserve um espaço de reuniões entre os integrantes da área, para discussões abertas sobre as estratégias e projetos planejados. Da mesma forma, destine um momento entre o novo colaborador e seu gestor, para que expectativas pessoais e profissionais sejam alinhadas.

Reuniões de introdução são oportunidades para o novo funcionário aprender sobre a missão, os valores, o organograma e os principais produtos e serviços da sua empresa.

Organize a documentação necessária. Buscar por formulários e manuais no primeiro dia de um novo funcionário é desperdício de tempo e deixará uma má impressão. Organize todos os documentos necessários antes da chegada do novo funcionário.

Programe o primeiro dia

Pesquisas revelam que a trajetória de sucesso de um novo contratado pode ser estabelecida nas primeiras duas semanas. Por isso, é extremamente importante tornar o primeiro dia especial.

Aqui estão algumas dicas para fazer com que ele se sinta bem-vindo e motivado com nova oportunidade:

  • Anuncie a chegada dele com um e-mail de boas-vindas para a equipe ou empresa no início do dia. Avise a recepção sobre chegada do novo colaborador para que ele possa ser bem recebido;
  • Apresente-o à equipe e faça um tour em todo o local de trabalho. Assim, ele conhecerá todo o espaço e as pessoas. Reunir a equipe para um café é uma boa maneira de se relacionar em um ambiente social e pode ser uma oportunidade de familiarizar seu novo funcionário com os projetos que você gostaria que ele se envolvesse nos próximos dias;
  • Explique onde ele vai encontrar facilidades como cozinha da equipe, banheiros e salas de reunião e ofereça algumas dicas sobre os melhores lugares para almoçar ou tomar café.

Fale dos pontos básicos da empresa

Toda empresa é um sistema complexo e, como tal, conta com muitas conexões, histórias e ambições que devem ser minimamente conhecidas pelos recém-contratados. Assim, terá uma visão mais aguçada do negócio, das prioridades e do que deve ser entregue.

Na apresentação da empresa, comece explicando a história. Como o negócio surgiu, quem foi seu fundador e qual foi a motivação empreendedora. Em sequência, fale da declaração de missão, visão e valores, explicando os drives que orientam tudo o que é feito.

Ainda sobre a empresa, explique os objetivos de longo prazo, como dobrar a participação de mercado ou aumentar a satisfação dos clientes finais. Mostre como o recém-contratado pode ajudar a alcançar tais ambições e apresente suas metas individuais.

Organize os treinamentos e mentorias

Os treinamentos ao novo colaborador são fundamentais para habituá-lo à empresa.

Revisitar metas e responsabilidades. Mesmo que este assunto já tenha sido discutido anteriormente, o processo de integração oferece um momento ideal para entrar em detalhes sobre atribuições e expectativas. Discuta também sobre os processos de avaliação e os agendamentos das análises de desempenho.

Agende treinamentos futuros. Mantenha contato com o recém-contratado para descobrir quais treinamentos podem ser necessários futuramente. Estabelecer o treinamento dos funcionários como uma prioridade do negócio ajuda no desenvolvimento do profissional e em sua retenção na empresa.

Analise as oportunidades de mentorias. Os mentores não apenas oferecem orientação aos novos funcionários, mas também podem atuar como uma fonte de ideias e armazenamento de preocupações. Além disso, um mentor pode desempenhar um papel fundamental na retenção dos melhores talentos, na construção de uma melhor cultura de trabalho e na melhoria do desempenho da equipe. Considere designar um mentor no início do processo de integração do funcionário ou incentive-o a encontrar um.

Ajude-os a resolver em seu papel

Ter sucesso na contratação de um novo funcionário pode não ser um processo rápido. Lembre-se, não se trata de encontrar o candidato ideal e, sim, mantê-lo.

Por isso, esteja preparado para manter contato com o novato e agendar reuniões regulares para dar a ele a oportunidade de expor suas preocupações e receber feedbacks sobre seu progresso. Aproveite o tempo para observá-lo e questioná-lo se achar necessário.

Não ignore o reconhecimento. Mantenha o funcionário motivado, envolvido e celebrando o sucesso. Pode ser algo tão simples quanto apresentar suas conquistas em uma reunião de equipe.

Realize o acompanhamento contínuo

O processo de integração não é algo que dura apenas um ou dois dias. Na realidade, a integração só estará completa quando o recém-contratado se sentir efetivamente parte do time, vestindo a “camisa” da empresa e colaborando em alinhamento com seus colegas.

Portanto, faça o acompanhamento. Ao longo do expediente, reserve alguns minutos para avaliar a satisfação do novo funcionário com a empresa, tirar dúvidas e ouvir sugestões. E mais, promova treinamentos e orientações adicionais, até deixá-lo nivelado ao time.

Monitore seu processo de integração

A integração é um processo e, como tal, deve ser melhorado ao longo do tempo. Isso implica em avaliar o que está dando certo e padronizar ou até otimizar, também implica na identificação e correção de fraquezas (gargalos que prejudicam os resultados finais).

Neste caso, o melhor é contar com indicadores-chave de desempenho, como tempo médio para integração, orçamento total aplicado, custo médio por integração, nível de satisfação do novo profissional e turnover de recém-contratados, entre outros. Um conjunto de 4 até 8 indicadores costuma ser suficiente, agregando uma visão mais completa e precisa.

Os indicadores não devem ser métricas de vaidade. Na realidade, devem ser utilizados na definição de novas metas, melhoria dos planos de integração e melhoria dos resultados ao longo do tempo, certificando-se que novos funcionários são cada vez mais bem-recebidos.

Quais erros devem ser evitados ao dar boas-vindas?

Assim como existem boas práticas para dar boas-vindas ao novo funcionário, também há erros que devem ser evitados. Esses erros impedem que o ambiente seja propício à chegada do recém-contratado, também geram insatisfação e desalinhamento. Por isso, é necessário conhecê-los e garantir que não tenham espaço dentro da empresa. Veja, agora, os maiores.

Não tirar as dúvidas existentes

É natural que um novo colaborador tenha dúvidas. São muitas. Por exemplo, qual a jornada de trabalho, com quem vai trabalhar e como será remunerado. Muitos gestores não reservam tempo para ouvir, responder e interagir. Os recém-contratados, por sua vez, sentem-se intimidados e evitam fazer tais perguntas. Há muitos danos em potencial.

Criar um processo estritamente burocrático

Dar boas-vindas não deve ser um processo burocrático, marcado somente por troca de documentos, assinaturas e treinamentos operacionais. Na verdade, deve ser um processo cativante e envolvente. É uma das primeiras experiências do talento com a empresa — e deve ser suficientemente boa para torná-lo um promotor da marca empregadora.

Desconsiderar os colegas de trabalho

O processo de integração exige trabalho conjunto. Não depende apenas do líder (ou setor de RH) e recém-contratado. Os membros da equipe, sobretudo aqueles que trabalham lado a lado com o novo funcionário, devem ter um papel ativo. Por exemplo, podem apresentar a empresa, a rotina de trabalho e as metas coletivas, entre outras coisas relevantes.

Leia também: Promovendo a diversidade nas empresas

Não contar com um roteiro planejado

Dar boas vindas é um processo dinâmico, mas não desordenado. É importante que exista uma ordem, um passo a passo (fluxograma) que diga o que deve ser feito, como, quando e por quem. Sem isso, torna-se difícil fazer análises, promover melhorias e padronizar acertos. Então, não deixe de criar um roteiro para o processo de integração de talentos.

Veja, agora você sabe como dar boas-vindas ao novo funcionário. O tempo investido em um processo de integração será recompensado, de modo que seu novo colaborador tenha um aprendizado mais rápido sobre o negócio, além de fazê-lo sentir-se acolhido. Isso resultará em maior produtividade e ajudará na formação de uma força de trabalho mais motivada e engajada.

Gostou do artigo, não é mesmo? Aproveite para conhecer a Robert Half, além de entender como podemos ajudar sua empresa a contratar talentos e formar equipes!

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