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Compreender que um time bem engajado é capaz de ajudar a empresa a decolar é uma estratégia eficiente para o seu negócio.

Isso porque a equipe consegue trabalhar com mais qualidade em menos tempo. Com o trabalho remoto e o modelo híbrido, ignorar a colaboração online pode causar problemas nas entregas do time e impactar nos resultados da organização.

Neste artigo, saiba como fortalecer a colaboração e despertar um time muito mais disposto e dedicado. 

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O que é colaboração online?

A colaboração online é um processo de conexão de usuários de forma digital para se comunicar em prol de um objetivo, projeto ou trabalho.

Geralmente, um software permite que o time mantenha essa relação, seja por meio de mensagens de texto, vídeo ou áudio. Para as empresas, é uma maneira de aumentar a eficiência e a produtividade das tarefas.

Existem diversos softwares que atendem a diferentes necessidades. Alguns têm objetivos específicos e outros incorporam diversos recursos, como fluxo de trabalho, mensagens, videoconferência, agenda, e-mail etc.

Há programas que permitem aos colaboradores contribuírem, ao mesmo tempo, com um único documento, de qualquer lugar.

Portanto, podemos definir esses programas de colaboração online como aplicativos, plataformas, ferramentas de SaaS (Software-as-a-Service) ou nuvem.

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Como a tecnologia contribui para o trabalho remoto

O trabalho remoto só é possível porque o mundo passou por uma transformação digital e essa tecnologia se aprimora a cada dia.

Além de promover ferramentas para que as atividades se desenvolvam com eficiência, também é a principal responsável pelo compartilhamento de informações de forma segura e rápida. Veja as principais ferramentas utilizadas em cada caso!

Comunicação instantânea

Chamadas de vídeo, troca de mensagens instantâneas e chats em grupo, facilitando a comunicação em tempo real, podem acontecer via Intranet, que nada mais é do que a rede interna da empresa.

Muitas utilizam o Teams, o Slack e o próprio WhatsApp, que exige um pouco mais de atenção para que arquivos e informações confidenciais não sejam perdidas com trocas de número e de aparelho.

Colaboração online

Muitas vezes, uma equipe precisa acessar um mesmo arquivo de informações, realizar edições e deixar comentários uns para os outros. O Microsoft Office 365 cumpre bem esse papel, e ainda oferece o Teams, para comunicação instantânea

Armazenamento e compartilhamento de arquivos

Ainda citando o 365, o Sharepoint é um espaço de armazenamento de documentos em nuvem. Além dele, para armazenar e compartilhar arquivos em segurança o Dropbox, o Google Drive e o OneDrive são boas opções.

Gerenciamento de projetos

Para gerenciar projetos e atividades com etapas e prazos para conclusão, as empresas podem escolher entre as populares Trello, Asana e Jira. 

Quais os tipos de colaboração online?

A colaboração online não se faz apenas por ferramentas. Ela pode ser categorizada, dependendo do perfil da empresa e das atividades desempenhadas pelos colaboradores. Conheça as principais:

Comunicação síncrona

Chamamos de comunicação síncrona aquela que acontece em tempo real. Pode ser uma conversa nos aplicativos de comunicação que mencionamos acima, chamadas de vídeo, reuniões onlines e qualquer outro encontro envolvendo no mínimo 2 pessoas que se apresentam online, ao mesmo tempo.

As principais vantagens são:

• acelera o processo de tomada de decisão;
• aproxima colegas de trabalho que trabalham em locais diferentes;
• contribui para que os profissionais tirem dúvidas e tratem de assuntos delicados mesmo que estejam em espaços diferentes, já que permite usar voz e vídeo;
• permite a contratação de talentos pelas experiências e hard skills, já que permite que o teletrabalho seja colocado em prática;
• promove interação imediata.

Comunicação assíncrona

Esse tipo de colaboração é muito comum em empresas com jornada flexível ou colaboradores que ficam imersos em seus projetos e acabam acessando o chat corporativo em horários pontuais. Isso porque chamamos de comunicação assíncrona aquela que não acontece em tempo real. 

Não é algo inovador. Desde que os e-mails foram criados, as pessoas se comunicam assim, enviando uma correspondência digital e recebendo a resposta horas ou dias depois. Também não se restringe aos bate-papos. Compartilhar documentos colaborativos, por exemplo, também é uma forma de comunicar e colaborar de modo assíncrono.

Seus principais benefícios são:

• menos interrupções na carga de trabalho, já que as ferramentas deixam os documentos salvos em segurança para que os times concluam suas atividades no prazo estipulado, sem a necessidade de trabalharem juntos em tempo real;
• não restringe a contratação de talentos cujo fuso horário é diferente do local da empresa;
• permite que a empresa implementa jornada flexível, um benefício inovador ao mundo corporativo;
• um bom sistema garante que todas as conversas e documentos fiquem registrados.

Como a colaboração online pode ajudar no engajamento do time?

Quando a colaboração online é bem delineada, o engajamento é um dos principais benefícios que essa prática promove. O colaborador engajado se sente realizado com suas funções, porque elas são compatíveis com seu propósito pessoal e, além disso, ele consegue desempenhá-las com fluidez.

No entanto, a vantagem mais significativa é a relação de identificação que o colaborador tem com os valores e os objetivos do negócio. Assim, ele cria uma ligação com a empresa, que gera produtividade nas tarefas e, consequentemente, resultados eficazes.

Pensando nisso, a seguir, veja com mais detalhes as maneiras nas quais a colaboração online pode ajudar no engajamento do time.

Compartilhamento em tempo real

A comunicação promovida pela colaboração online ajuda no alinhamento da equipe com os projetos. Além disso, os softwares oferecem mais espaços onde os times podem trocar mensagens sobre diferentes assuntos do trabalho, deixando mais claro e organizado a que aquele determinado texto se refere, por exemplo.

Ainda é possível encontrar funções que determinam a etapa de cada projeto e o prazo, eliminando, nesse caso, a necessidade de avisar sobre essas informações, além de ativar alertas sobre o cronograma das atividades.

Muitas plataformas oferecem chat virtual, chamadas de vídeo, apresentações e reuniões online. Assim, a necessidade de estar no mesmo ambiente físico para essas finalidades é desnecessária. Isso poupa tempo com transporte e facilita o desempenho da equipe.

Os recursos de privacidade possibilitam que a colaboração online seja mais eficaz. Isso porque é possível limitar funções, acesso a determinados conteúdos, entre outros. Assim, você consegue garantir que um certo funcionário conseguirá acessar todas as funcionalidades necessárias para cumprir suas tarefas.

Além disso, existem plataformas que funcionam no celular, melhorando ainda mais o compartilhamento instantâneo.

Envio de arquivos de forma descomplicada

As funções de armazenamento de arquivos na nuvem dão a oportunidade de trabalho em equipe em um ambiente digital simplificado. Sendo assim, algumas ferramentas de colaboração online fornecem um banco de dados compartilhado, o qual facilita o envio e a pesquisa de arquivos de forma descomplicada.

Assim, todos terão acesso às informações essenciais para realizar as suas atividades e salvar o que for necessário para os outros funcionários.

Portanto, com essa funcionalidade, os times conseguem trocar informações, arquivos, vídeos, imagens, entre outros, que ajudarão a fazer as tarefas necessárias. Com isso, o aumento de conectividade, organização e, consequentemente, de produtividade ficarão claros para a equipe.

Alinhamento sobre a posição de cada integrante

Como já dito, algumas plataformas de colaboração online podem limitar as funções para cada usuário fazer suas tarefas. Além disso, é possível obter informações sobre a posição de cada integrante. Isso será fundamental para projetos que envolvem fluxo de trabalho que podem ser automatizados em um software.

Por exemplo, em uma plataforma de colaboração online é possível localizar um documento, identificar quem fez e quando foram feitas alterações, e passar esse arquivo para uma nova etapa de trabalho, por meio de um recurso de gerenciamento de tarefas.

Sendo assim, a equipe estará alinhada sobre a demanda de trabalho, as etapas que se encontram, o cronograma, o prazo etc. Isso é fundamental para uma colaboração produtiva e eficaz.

Comunicação facilitada

Atualmente, é difícil imaginar que os departamentos de uma empresa não tenham uma ferramenta de troca de mensagens para facilitar a comunicação. Para evitar toda aquela movimentação nos corredores do escritório e, hoje, a locomoção até a organização, é comum que as organizações adotem a colaboração online para simplificar o trabalho remoto.

Sendo assim, por meio de troca de mensagens instantâneas, mais rápidas que trocas de e-mails, é possível conversar em grupos, ajudar as pessoas a se manterem informadas, notificar a equipe, entre outras vantagens.

É essencial tornar essa função realmente eficaz, definir canais comuns de comunicação e estabelecer regras para esse fim. Seria como estar no mesmo ambiente de trabalho, mas sem as distrações comuns do escritório.

Não hesite em apostar na ferramenta de colaboração online que atenda às necessidades da sua empresa. Faça essa transição para o trabalho remoto de forma tranquila e confortável para os seus colaboradores.

Observe sua equipe colaborar e alcançar o engajamento e a produtividade. Lembre-se de que não é uma mudança fácil e precisa de tempo para adaptar o time completamente, sendo necessário alguns ajustes.

Para estar preparado para solucionar problemas que surgirem no caminho, é essencial ter a mente aberta para encontrar soluções inovadoras. Somos adeptos ao compartilhamento de informações de qualidade. Siga nosso perfil nas redes sociais e fique de olho.