Dicas para uma reunião produtiva

Por Robert Half 16 de abril de 2018

Por Juliana Porto

Resolver um problema, divulgar uma informação ou 'brifar' a equipe: seja qual for o propósito, é essencial que uma reunião seja produtiva e ajude a consolidar o grupo. Daí a importância de organizar este tempo coletivo com atenção e rigor.

Defina bem os objetivos

Vai organizar uma reunião de equipe? Comece respondendo as seguintes questões:

  • Qual o motivo da reunião?

  • Por que a mobilização da equipe é necessária?

Depois desta primeira reflexão, você pode priorizar os temas e definir a ordem do dia, os principais pontos e o tempo da reunião.

Envolva sua equipe na preparação

Os membros do seu time são os primeiros interessados. Além de informá-los sobre o tema em geral, solicite a eles alguns dias antes da reunião:

  • Se querem abordar ou aprofundar alguns temas.
  • Se deveriam refletir sobre alguma questão específica.
  • Se deveriam preparar um resumo das atividades recentes ou dos resultados obtidos.

Uma reunião de equipe deve ser eficaz. Jeff Bezos, fundador da Amazon, possui o que chama a "regra das duas pizzas". Quando mais participantes tiver, menos uma reunião será produtiva e criativa. Duas pizzas devem ser suficientes para saciar todo o grupo.

Tenha em suas mãos o curso da reunião

Controle a evolução da reunião, para que os participantes não se dispersem e o encontro não dure mais do que deveria.

  • Introdução: comece falando sobre o contexto do encontro, temas a serem abordados e como a reunião será realizada.

  • O gestor precisa encorajar os membros da equipe a tomarem a palavra e adotarem iniciativas.

  • Lembre-se de fazer pausas eventuais se a reunião durar mais de uma hora e meia ou duas horas.

  • Ao concluir, retome os grandes temas e decisões que foram tomadas. Finalize com lembretes sobre prazos e datas de novas reuniões, por exemplo.

Reúna os documentos necessários

Para ganhar tempo durante a reunião, junte e analise todos os documentos que irão te apoiar: dados do marketing, resultados comerciais e amostras de produtos, por exemplo. A apresentação no Power Point, por exemplo, deve ser sucinta e clara e poderá servir de apoio.

Escolha um lugar e horários adaptados

Quando a reunião acontecerá? O planejamento de reuniões também deve ser bem sucedido: escolha um momento em que há menos atividade e em que os membros da equipe estão focados e dispostos. O melhor seria entre 8h30 e 9h30.  Mas, sobretudo, evite ao máximo marcar o horário após o almoço.  Em relação ao local, uma sala de reuniões é o mais adequado. Da mesma forma, uma configuração U clássica é favorável ao intercâmbio, visibilidade e interação. A preparação eficaz prepara o caminho para uma reunião participativa bem-sucedida e ações produtivas.

* Juliana Porto é jornalista desde 2005 e começou sua carreira escrevendo justamente sobre... carreiras! De lá para cá, já cobriu finanças pessoais, consumo e tecnologia em redações no Rio e São Paulo, mas sempre acaba voltando ao tema com que começou sua vida profissional.

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